Kreditor

Best practice – guide til opsætning

Kreditor

 

 


 

Filer og indstillinger

Du tilretter din opsætning to steder dels under menupunktet Filer dels under menupunktet Generelt.

 

  Filer | Indstillinger (vælg Kreditor i mappen i venstre kolonne)

Kreditor 1

Standardtekster

Felterne findes også på den enkelte kreditor og overstyrer Filer-Indstillinger.

Faktura

(fakturanummer kopieres til betalingstekst ved bogføring)

>71<@

eller Faktura {Fakturanr}

Kreditnotatekst

(kreditnotanummer kopieres til betalingstekst ved bogføring)

Kreditnota nr. {Fakturanr}

Udbetaling

(tekst i kassekladden ved manuelle ind- eller udbetalinger)

Kreditorbetaling {Fakturanavn}

Bogføring

Tillad oprettelse af rekvisitioner på kreditorer som har status Bero/annulleret

 

 

Tillad automatisk oprettelse af enhedskreditorer i kassekladden

(så kan I tilknytte en standardkreditor til en finansenhed under bogføring)

P

 

Betalingsdag skal være større end eller lig med fakturadato

P

Afgrænsning af kontokort

Udfyldes felterne ikke, er default periode indeværende år.

Datoformel fra

-PÅ

Datoformel til

+LÅ

Branche

Standardkontoplan

4 (for private)

1 (for almene boligselskaber)

 

OBS

Tjek altid bogføringssamlekonto*

KOB koder

Vis kreditor KOB-kode

 

Felthistorik

Log ændringer på enhedskreditorer, som er forårsaget af ændringer på standardkreditorer

 

Spær for ændringer på kreditorer ved kreditorbetalinger

(fx hvis kreditor indgår i en kørende guide med betalinger)

P

 

Startdato for visning af historik

 

Godkendelse skal foretages af anden bruger, end den som foretog registreringerne

(der hvor der er mere end én medarbejder anbefaler vi denne sikkerhedsforanstaltning)

P

 

Kreditor

Tildel fortløbende kreditornummer ved oprettelse

bruges ikke

(vi anbefaler, at kreditornummer er kreditors CVR-nr.)

Antal cifre & Første kreditornummer

 

Kreditor 2

Deludligning af indbetalingskort

Deludligning af FI-betalinger

P

Tekst v/deludligning

(sættes ind i posteringsteksten foran kortartstypen)

Deludligning

Udligning af kreditnotaer (tvunget åben post for senere manuel udligning)

Kreditnota afventkode

(så posten ikke udlignes med det samme, og man senere manuelt kan udligne posten)

Afventer faktura

Workflow

Søg kun efter enhedskreditorer i workflow

(default søges på standardkreditor)

 

Automatisk justering af forfaldsdato

(hentes fra kreditor)

 

Standardværdier kan overskrive tekstfeltet

(overskriver tekst i workflow med kreditorens tekst)

 

Posteringstype bestemmer beløbsfortegn

P

Undersøg og foreslå evt. udligning af posten inden der bogføres

P

Fortegn

(negativt ved kreditnota og betaling)

(positiv ved faktura og udbetaling)

 

Kreditorkontokort

Vis kun åbne poster

 

Validering faktura/kreditnota

Valider fakturanumre på tværs af finansenheder

P

Fakturavalidering

Entydigt i kalenderår = fakturanummer kan anvendes én gang på et kalenderår

Ingen validering = kan anvendes flere gange

Unik inden for regnskabsår = kan bruges på en kreditor én gang på et regnskabsår

Unik på tværs af regnskabsår = kan bruges én gang på en kreditor (feltet kan overstyres på den enkelte kreditor)

Entydig på tværs af regnskabsår

Valider kreditnotanumre på tværs af finansenheder

P

Kreditnotavalidering

Entydigt i kalenderår = kreditnotanummer kan anvendes én gang på et kalenderår

Entydigt inden for regnskabsår = kan bruges på en kreditor én gang på et regnskabsår

Entydigt på tværs af regnskabsår = kan bruges én gang på en kreditor (feltet kan overstyres på den enkelte kreditor)

Ingen validering = kan anvendes flere gange

Entydig på tværs af regnskabsår

Standardværdier

Standardværdier ved oprettelse af kreditorer

Betalingsbetingelser

 

Bogføringsgruppe

3

Kvalitetsgruppe

 

Status

Aktiv

Indkøbsaftale

Nej

Levering

 

Advisering

Advisering via kontoudtog

 

* Tjek bogføringssamlekonto

1.     Gå i menuen Finans | Kontoplaner | Standardkontoplan.

2.     Tast nummer på kontoplan i feltet øverst og gå over i venstre side og vælg Bogføringsgruppe.

3.     Tjek at Bogf. samlekonto ude til højre er rigtig:

a.     For standardkontoplan 4 skal den være 98120

b.     For standardkontoplan 1 skal den være 421100

4.     Opret eller rediger eventuelt via knapperne nede til venstre.

 

Hvis enkelte finansenheder kører på enhedskontoplan (eller andet end standardkontoplan) skal du oprette / redigere i menuen Finans | Finansenhed (vælg i venstre side Stamdata2, Bogføring), klik på Kreditor og rediger eller opret via knapperne nederst i højre hjørne.

 

 

Forretningsgang

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (dobbeltklik på Kreditorbetaling i listen)

Dit vindue åbner pr. default på punktet Opsætning, men du har overordnet adgang til seks punkter:

Stamdata

Hvis du selv opretter en forretningsgang, navngiver du den her.

Startinformation

Opret jeres egen starttekst, hvis I har nogle procedurer, I skal huske først.

Slutinformation

Opret jeres egen sluttekst, hvis der er noget I skal huske efterfølgende.

Opsætning

Best practice beskrives nedenfor

Tilknytninger

Skal tilknyttes på totalniveau.

Note

Du kan oprette dine egne noter på en forretningsgang.

 

 

Anbefalet opsætning

Start- og slutinfo

01 Vis startinformation

 

02 Vis slutinformation

P

Afgrænsninger

01 Formel for den dato fakturaens forfaldsdato skal ligge tidligere end

(Fakturaer til og med den angivne dato betales. Feltet kan overskrives i guiden.)

D +8D

02 Skal betalingerne slåes sammen inden for samme forfaldsdato hvis det er muligt

(betaling og bogføring samles pr. finansenhed og pr. kreditor)

P

03 Skal der dannes samlede modposter pr. forfaldsdato på bankkontoen

(samlet bogføring pr. formidler)

 

04 Skal de finansenheder der anvender den/de valgte formidlere vises

P

05 Formidlere tilvalgt som standard

(afklar hvilke betalingsformidlere, der er behov for og opret disse - valgte formidlere vises i kreditorbetalingsguiden)

 

06 Skal der kunne afgrænses på brugeren fakturaposten er oprettet af

 

07 Brugere der standard er tilvalgt i guiden

 

08 Skal der kunne afgrænses på fakturapostens maks. Betalingsbeløb

 

09 Finansenhed fra

0

10 Finansenhed til

0

11 Kreditor fra

 

12 Kreditor til

 

Mellemregning

01 Skal der foretages automatisk mellemregning/ompostering mellem finansenheder i samme juridiske enhed

P

Manuel udligning

01 Skal der være mulighed for manuelt at udligne åbne poster

(udlign poster, der er bogført som åbenstående)

 

Betalingsafsender

01 Vis fasen med informationer om betalingsafsender(e)

P

02 Blokér for at bruger kan ændre afsenderkonto

P

Udskrifter

01 Hvilken brugerdefineret rapport skal vælges som standard ved betalingsforslag

<Kreditor betalingsforslag - sideskift>

02 Hvilken brugerdefineret rapport skal vælges som standard ved kvitteringslisten

<Betalingsliste specificeret>

03 Skal meddelelseslisten for guiden automatisk udskrives inden guiden forlades

 

04 Skal der udskrives et følgebrev til formidleren

 

Likviditetsoversigt

01 Skal der være mulighed for at udskrive likviditetsoversigter for grupper af konti

 

02 Hvilke grupper skal der udskrives likviditetsoversigter for

 

Kreditorhistorik

01 Skal der dannes ændringsfiler for kreditorer

 

02 Placering af rapporten der registrer ændringer i kreditorforhold

 

03 Skal kreditorhistorikrapporten udskrives uden at blive vist først

 

Transporter

01 Skal der anvendes transport af kreditorer

 

02 Skal fakturaer hvor kreditoren har fast transportmodtager opdateres inden betalingen gennemføres

P

03 Bogføringsdato på transporterede fakturaer sættes lig med afgrænsningsdato i guiden i stedet for fakturaens bogføringsdato

P

Bogføring

01 Skal den sidste dag i året (31-12) betragtes som en bankdag

 

02 Sæt valørdato på finansposter til forfaldsdato på fakturaposten

 

Kreditoradviseringer

01 Kort tekst (eks ref. til betalingsafsender) der ses på beløbsmodtagerens kontoudtog (maks. 20 tegn)

Betaling

 

NB Når du har været opsætningen igennem, skal du i næste punkt Tilknytninger tjekke, at modulet er tilknyttet på totalniveau.

 

Hvis du ikke har oprettet guidenummerserie, skal du huske dette, så guiden Kreditorbetalinger virker.

 

 

Opret guidenummerserie

  Filer | Indstillinger (i venstre kolonne vælger du mappen Generelt / Guider / Generelt)

Dobbeltklik på Kreditorbetaling i midterfeltet, så det kommer over i højre kolonne.

Gå i menuen Finans | Tilpasning | Nummerserie, skabelon. Klik Opret nede i højre hjørne og udfyld felterne:

·          Navn: Guidenummerserie

·          Niveau: Fælles

·          Anvendelse: Bilag

·          Nummerserietype: Automatisk

 

Klik OK og markér derefter den guidenummerserie, du lige har oprettet. Klik på knappen Tilknytninger nede til højre og dobbeltklik på Kreditorbetaling, så den rykker over i højre kolonne.

Gå i menuen Finans | Tilpasning | Guidenummerserie og markér Kreditorbetaling. Klik på Dan automatisk eller Opret (manuel dannelse).

 

Tips & tricks
Du kan bogføre en faktura uden at betale den – når du er i bogføringsbilledet, kalder du boksen frem med Ctrl + R.
Udskriv en liste til din revisor pr. kreditor eller pr. finansenhed via menuen Kreditor | Udskrifter | Saldoliste kreditorer
Vil du rette bogføringsteksten på kreditorkontokortet, skal du dobbeltklikke på den post, du vil rette.
Vedligehold udligninger på kreditor: På kontokortet Standardniveau, Enhedsniveau og på det almindelige kontokort kan du klikke på knappen Følg transaktion, vælg Udligninger og Vedligehold udligninger (du kan også højreklikke på kontokortet).
Du kan sende mail til din kreditor inde fra kontakter ved at klikke Ctrl + E.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Alt + K + K + S

Åbner standardkreditor

Hvad nu hvis jeg vil...

Rette udligninger (kreditnota udligner ikke den rigtige faktura)

1. Højreklik på en af poster på kreditorkontokort2. Udligninger -> Vedligehold udligninger3. Markér ”Vis alle poster”4. Højreklik på kreditnotapost (højre side)5. Slet udligning6. Markér den rigtige faktura, som skala udlignes7. Højreklik og Udlign

Se åbne poster

Gå i menuen Kreditor | Værktøjer | KreditorafstemningKan vise åbne poster på:• alle finansenheder og kreditorer, hvis man ikke indtaster fi-nansenhed• den eller de valgte finansenheder og kreditorer, hvis man ind-taster finansenheder fra / til• alle åbne poster i den indtastede periode uden åbningssaldo, hvis man markerer ”Afstem kun perioden: Der ses bort fra po-ster før startdato”.

Se åbne poster

Gå i menuen Finans | Værktøjer | Regnskab, afstemningDu kan afgrænse på finansenhedsgruppe, sumenhed eller finansen-hed. (Finansenhed giver godt overblik).1. Udfyld felt Finansenhed, og Finansenhed til, samt felt Regn-skab pr. – her skal der være denne dato, som er slutdato for søgeperioden.2. Dobbeltklik på ”Kreditorkonti, Kreditor”, så du flytter den fra kolonnnen Tilgængelige delområder til Valgte delområder. 3. Ude til venstre vælger du fanen Konti for at få saldo på kredi-torsamlekonto i perioden.4. I fanen Specifikation får du saldi på alle kreditorer for denne finansenhed.5. I fanen Skyldig saldo får du en specifikation af fakturer og kre-ditnotaer på hver kreditor, hvis der er en skyldig saldo på kre-ditoren. Der er mange hjælpsomme kolonner, f.eks. betalingsdato eller udlig-ningsdato, hvis betaling eller udligning sker efter den valgte periodes slutdato. Du kan også se, om kreditnotaer blev udlignet rigtigt og kor-rekt.Man kan udskrive denne liste (til printeren eller pdf) eller kopiere den til Excel – ligesom i andre steder i Unik Bolig.

Gendanne kreditorbetalingsfil eller en del af en fil til en eller flere banker

Kreditor | Værktøjer | Gendan fil / kvittering

Bruge en anden bogføringskladde:

Der er som standard to kassekladder, du kan vælge mellem. Du kan enten bruge:• StandardFinanskladde – Finanstype• Finanskladde – Bogføringstype.

Vide hvad kan jeg se i kreditorkontokortet:

1. Shift + Ctrl + i åbner kreditorkontokortet.2. dobbeltklik = redigér post3. ’følg transaktion’-knap = se hvor i finans posten ligger4. se valuta via knappen Vis /Valuta5. se dimensioner via knappen Vis/Dimension

Se kreditorkontokort mens jeg bogfører faktura i bogføringskladde

Stil musen i kolonne Streng, hvor der blev indtastet kreditornummer, og Ctrl + K

Betale kun en del af fakturabeløb

Gå ind på kreditorkontokort, dobbeltklik på denne faktura, som skal delvist betales, indtast ønsket beløb til betaling i felt ”Betal beløb”

Ikke betale kreditorfaktura, men den er bogført og afventer en kreditnota

Gå ind på kreditorkontokort, dobbeltklik på denne faktura, som ikke skal betales, åbn pilen ved ”Afvent” felt, vælg ”afventer kreditnota”. Du må skrive i Kommentar felt, hvem du har aftalt det med, f.eks. kreditorens inspektør eller debitorafdeling.

Vide hvorfor der er nogle af kreditorerne, der ikke medtages i Kreditorbetalingsguiden

1. Tjek om der er ændringer på kreditorer, du mangler at godkende under Kreditor | Værktøjer | Godkend oprettelser og ændringer.2. Tjek på kreditorkontokort, om der ikke blev bogført kreditnota, som udligner faktura3. Tjek om betalingsdato er senere end afgrænsningsdato angivet i guiden

Se en afstemningsliste i regnskabsår (liste kan sagtens sendes til revisor)

1. Finans | Værktøjer | Regnskab, afstemning 2. Indtast ønsket Finansenhed, og til, samt Regnskab pr.3. Flyt Kreditorkonti, Kreditor over til højre4. Vælg ”Konti” fra liste til venstre for at se saldo på kreditor sam-lekonto5. Vælg ”Specifikation” for at se saldi på hver kreditor6. Vælg ”Skyldig saldo” for at se alle poster; kolonne Udlignet da-to viser, hvornår faktura blev udlignet af kreditnota eller hvor-når betaling er foregået