Unik Drift

Opsætning_Unik_Drift

Best practice – guide til opsætning

UnikDrift

 

 


Generelle indstillinger

Der er forskellige opsætninger i forbindelse med igangsættelse af UnikDrift. Hvis der allerede anvendes rekvisitioner, så er det meget få opsætningner der skal laves om i forbindelse med anvendelse af UnikDrift.

01 |   Moduler

Følgende moduler skal være valgt for at Unik Drift kan anvendes. Modulerne findes under Modulnummer 42000 Unik Drift:

Modulnummer 42001: Unik Drift – Grundlicens

Modulnummer 42010: Unik Drift – Ordre

02 |  Indstillinger rekvisition

Ingen af parametrene er nye i forbindelse med UnikDrift, men der er skåret ned på hvor mange af dem der anvendes.

  Filer | Indstillinger | Rekvisition | Gruppe Rettemuligheder

Denne gruppe anvendes ikke direkte i forbindelse med Unik Drift og der er ingen ny funtionalitet, men gruppen anvendes gennem workflow og bogføring.

  Filer | Indstillinger | Rekvisition | Gruppe Diverse

Tillad kun oprettelse af rekvisitioner med egne initialer

Det er kun muligt at oprette rekvisitioner med egne initialer hvis parameteren er sat. Brugeren bliver sat som Ansvalig som standard ved oprettelse af ordren, og kan ikke ændre den ansvarlige til en anden bruger. Hvis ikke den er sat kan brugeren oprette på vejne af andre brugere.

Tillad rekvisitioner uden beløb

Denne parameter tillader at oprette en rekvisition på 0 kr.

Godkend rekvisitioner via workflow

Parameteren sættes hvis der skal anvendes godkendelsesworkflow.

Valgte

Der vælges hvilke rekvisitionstyper der skal sættes i workflow.

Standard godkendelses workflow

Det skal vælges hvilken godkendelsesworkflow der skal anvendes. Opsætning og anvendelse af godkendelsesworkflow behandelse ikke i denne beskrivelse.

 

  Filer | Indstillinger | Drift og vedligholdelse | Drift og vedligholdelse / Gruppe Bygningsdel

Tilføj automatisk bygningsdel dimension fra konteringsdefinition

Hvis denne paramenter er sat skal der vælges aktivititet hvis den konto der bliver valgt ved oprettelse af ordren er tilknyttet en bygningsdel.

 

03 |  Indstillinger Brugere/Ansvarlig

  Filer | Indstillinger | Webløsninger | Drift

Funktionsgruppe

Her vælges hvilken funktionsgrupper der anvender Unik Drift. En bruger skal tilhøre den/de valgte funktionsgrupper.

Adressefunktion

Her vælges hvilken adressegrupper der anvender Unik Drift. En bruger skal tilhøre en eller flere af valgte adressefunktioner.

 

Desuden skal Brugen være tilknyttet en afdeling/ejendom for at kunne se ordre i Unik Drift. Brugeren skal som ansvarlig for ordren også have en mail-adresse, så mails om afsendte ordre kan sendes til brugeren.

Der er mulighed for at brugere kan få administratorrettigheder til UnikDrift med at brugeren har en markering i brugeropsætningen under Generelt | Tilpasning | Adgangsafgrænsning | Medarbejder | Web | Web administrator Unik Web Platform.

Administratorrettigheden giver adgang til se og oprette ordre for alle afdelinger i UnikDrift, så denne medarbejder ikke skal have en funktion på afdelingsniveau for at se og oprette ordre i på alle afdelinger.

 

04 |  Kreditor

 Kreditor | Kreditor | Enhedskreditor

En kreditor skal have udfyldt følgende oplysninger for afsendelse af mail:
CVR-nummer / EAN-nummer: for at der kan oprettes en OIO note på rekvisitionen skal CVR- eller EAN nummer være udfyldt. Der oprettes en OIO note på rekvisition uanset om der benyttes OIO for kreditoren. Opsætning af CVR- og EAN-nummer, sker under den enkelte kreditor.

Hvis der benyttes OIO faktura på kreditoren, skal der i forretningsgangen OIOXML være oprettet en sti, til den netværksmappe, hvorpå OIO-fakturaerne skal placeres.

På selve kreditoren skal der være markering i feltet Dan OIO fak. på den enkelte kreditor. Først når den er slået til placeres dokumentet i forretningsgangen OIOXML angivne sti.

05 |  Forsendelsesmodul

For at sende mails til kreditor skal forsendelsesmodulet været sat op. Det behandles ikke i denne beskrivelse, men findes i en selvstændig vejledning.

Forretningsgang

06 |  OIOXML

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg OIOXML)

Dit vindue åbner pr. default på punktet Opsætning, hvor der er følgende tilføjelser til den allerede eksisterende forretningsgang:

03

Udgående rekvisition/Ordre

03.01 Konvertering version til rekvisition/Ordre

 

Her vælges hvilken konverterings OIO der skal anvendes. Den skal være sat op under Generelt | Tilpasning | Workflow/OIO | XMLType Vedligeholdelse

03.02 Præsentations version til ordre

 

Her vælges hvilken præsentations OIO der skal anvendes. Den skal være sat op under Generelt | Tilpasning | Workflow/OIO | XMLType Vedligeholdelse

03.03 Rekvisition OIO filernes placering

Der angives en fil til placering af OIO-filer, som skal sendes til kreditorer der anvender OIO.

03.04 Notetype til OIO ordre

Notetypen som OIO-filen gemmes som på ordren.

 

 

07 |  Rekvisition

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (vælg Rekvisition)

 

08

Afsendelse af mail med OIO

08.01 Adressefunktion der anvendes til at forslå leveringsadresse på afdelingens rekvisitioner

Anvendes i Unik Drift så brugeren kan bestemme en alternativ leveringsadresse på ordren. Denne hentes via en adressefunktion og skrive med ud i OIO dokument.

08.02 Notetype (kun tekst) fpr stanardtesks som indsættes i mail. Eksemplevis GDPR eller betalingsbetingelser

Det er muligt at indlejre af en standardtekst i mail til leverandøren, som f.eks. betalingsbetingelser, GDPR oplysninger mv.

 

Der skal oprettes en Notetype under Generelt | Tilpasning | Kodetabeller | Notetyper, som vælges her i forretningsgang.

 

På selskab eller ejendom oprettes der er en note som tekst, hvor standardteksten sættes ind. Hvis noten ikke oprettes som en tekst, får brugeren i UnikDrift en fejlmeddelelse.

 

8.3 Notetype for vedhæftede bilag til mail afsendelse

 

Notetype bliver sat på vedhæftede filer til mailen til levererandøren, så det er muligt at gemme filene med notetypen og filtrere dem på notepanelet under Udgående dokumenter.

 

08 |  Browservalg

UnikDrift åbnes i brugerens standardbrowser. Internet Explore kan ikke anvendes til UnikDrift og det tilrådes at anvende Google Chrome eller Microsoft Edge.

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem