Aconto

Best practice – guide til opsætning

Aconto - privat

 

 


Forretningsgang

Opsætning på varme, vand og el

I dette dokument beskriver vi standardopsætning på vores aconto-modul inklusiv digitale forbrugsopgørelser.

I Unik Bolig skal du lave en opsætning på forretningsgangen for henholdsvis varme, vand og el. Vi viser her anbefalet opsætning på alle tre funktioner i ét og samme dokument.

 

  Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange (dobbeltklik på Aconto i listen)

Dit vindue åbner pr. default på punktet Opsætning, hvor du tilpasser relevante felter, så de passer til jeres forretningsgang, men du har overordnet adgang til seks punkter:

Stamdata

Hvis du selv opretter en forretningsgang, navngiver du den her

Startinformation

Opret jeres egen starttekst, hvis I har nogle procedurer, I skal igennem, før I går i gang med årsafslutningsguiden.

Slutinformation

Opret jeres egen sluttekst, hvis der er noget, I skal huske i forbindelse med, at I afslutter eller har afsluttet guiden

Opsætning

Best practice på opsætning af guiden beskrives i næste afsnit

Tilknytninger

Acontoguiden skal tilknyttes på totalniveau

Note

Du kan oprette egne noter på en forretningsgang

 

NB Vær opmærksom på, at opsætning af digitale forbrugsopgørelser er følsomt, det betyder, at opsætningen skal være præcis – og afstemt med de relevante måleraflæsningsfirmaer.

Hvis der skal være mulighed for at danne både digitale forbrugsopgørelser og ikke-digitale forbrugsopgørelser, skal der laves to forretningsgange.

 


 

Anbefalet opsætning

Vi har taget udgangspunkt i opsætning af varme og beskriver afvigelserne i forhold til vand og el.

Vi angiver de opstillingsvalg, vi anbefaler og skriver noter, hvor der er noget, du skal være opmærksom på / skal huske.

00 Start- og slutinfo

01 Vis startinformation

 

02 Vis slutinformation

P

01 Generelt

01 Finansposter - dato fra

Primo året

02 Finansposter - dato til

Ultimo næste år

03 Flyt betalingsdag til næste ordinære termin

P

04 Flyt bogføringsdag til næste ordinære termin

P

05 Angiv hvordan reguleringer skal dannes

Der dannes boligposter på fraflyttere og engangsreguleringer på resten

06 Må der i guiden kunne oprettes 2 fremtidige regnskaber

 

07 Tjek på om der er opkrævet når reguleringer dannes og når der varsles

P

08 Skema med opgørelse - vis lejernavn

P

09 Skema med opgørelse - vis lejeradresse

P

10 Skema med opgørelse - vis postnr. og by

 

11 Skema med opgørelse - vis indflytningsdato

 

12 Skema med opgørelse - vis fraflytningsdato

 

13 Hent 'Opkrævning v/flytning' på ejendom

 

14 Medtag periode på afregninger

P

15 Vis felt for udsendelsesdato

P

16 Beregning af udsendelsesdato

 

17 Max afvigelse på beregnet regnskab

10.00

18 Skabeloner til aflæsningsskøn

0 valgt

19 Ved afløsningsskøn sættes tomgang til 0

 

20 Rev. regnskab - benyt flg. konto til difference

 

21 Rev. regnskab benyt flg. modkonto til difference

 

22 Rev. regnskab - benyt flg. konto til difference

 

02 Oprettelse af regnskaber via acontoguiden

03 Data vedrørende efterbetalinger

01 Opret på lejere med poster indenfor perioden uanset botid

 

02 Anvend adm. periode fra lejemål

P

03 Summér regnskaber pr. hovedlejer?

 

 

03 Data vedrørende efterbetalinger

01 Angiv hvordan efterbetalinger opdeles

Min. beløb for opdeling angives via formel - angiv formel og antal opdelinger nedenfor.

02 Efterbetalingsantal

1

03 Efterbetalingsformel

AcontoEfterBetalingLJR_s

04 Efterbetalingsbeløb

0,00

05 Opkrævningstype

75040 Varmeafregning

73039 Vandafregning

73099 Elafregning

06 Dage til efterbetaling

Primo 2 måneder

07 Skal betalingsdag kunne angives i guiden

 

08 Vis datofelter til fraflyttere

P

04 Data vedrørende tilbagebetalinger

01 Metode for boende lejere

Tilbagebetalinger beboes op

02 Metode for fraflyttere

Udbetales

03 Opkrævningstype

75040 Varmeafregning

73039 Vandafregning

73099 Elafregning

04 Dage til tilbagebetaling

Primo næste måned

05 Tilbagebetalingsbeløb

 

06 Minimumbeløb for at tilbagebetalingsbeløbet skal tjekkes for opdeling

0,00

07 Skal betalingsdag kunne angives i guiden

P

08 Vis datofelter til fraflyttere

P

09 Marker reguleringer som opkrævet? Valget gælder ikke varslinger

P

05 Data vedrørende check/bankoverførsel

01 Tekstlinje 1 til specifikation af check

 

02 Tekstlinje 2 til specifikation af check

 

03 Tekstlinje 3 til specifikation af check

 

04 Tekst til beløbsspecifikation på check

 

05 Overskrift ved udbetaling til standardudbetalingsadresse

Udbetaling af tilgodehavende for følgende:

06 Standardudbetaling - angiv opkrævningstype

9971035 Udbetaling @

07 Anvende overførsel til lejers kontonr. når det er muligt

P

08 Bogføringstekst ved afregning via check/konto

Aconto afregning, #navn#

09 Ved afregning via check/konto deles automatisk mellem juridiske lejere

P

10 Min. beløb for checkudbetaling til boende lejere

0,00

11 Min. beløb for checkudbetaling til fraflyttere

0,00

12 Min. beløb for bankoverførsel til boende lejere

0,00

13 Min. beløb for bankoverførsel til fraflyttere

0,00

14 Opkr.type for nulstilling af fraflytter

9958110 Nulstilling – Ikke udbetalt beløb

15 Kontroller for gyldig likvidkonto inden udbetaling

 

06 Special håndtering af afregning af fraflyttere

01 Skal positive lejersaldi (dvs. skyldig saldo) modregnes

P

02 Angiv maks. saldo som må modregnes

99.999,00

03 Skal restgæld på 'lån på lejer' modregnes (dog ikke afdragsfrie lån)?

P

04 Reguler med tilbageholdelse

 

05 Modregn hvis der findes ikke-afregnede regnskaber

 

06 Angiv periode for tjek på ikke-afsluttede regnskaber (blank=dagsdato)

 

07 Opkrævningstype(r) til tilbageholdt beløb

0 valgt

08 Skal der dannes checks på ikke-afregnede fraflyttere

 

09 Marker reguleringsposter på fraflyttere som opkrævet

P

07 Data vedrørende nulstilling

01 Ønskes udskrivning af bogføringsjournal efter nulstilling

 

02 Må udgifter kunne nulstilles på fasen indbetaling

 

03 Må indtægter kunne nulstilles på fasen indbetaling

 

04 Opkr.type - nulstilling acontoindbetaling

9975040 Varmeafregning

9973039 Vandafregning

9973099 Elafregning

08 Breve og udskrifter

01 Brevnr.

Forbrugsopgørelse boende lejer (23000)

02 Brevnr. (fraflyttere)

Forbrugsopgørelse fraflyttede lejer (23010)

03 Brevnr. (fraflyttere med checks)

 

04 Brevnr. (fraflyttere uden checks)

 

05 Brevgruppe

Aconto regnskaber (23000)

06 Arkiver aconto brev

P

07 Vis fraflyttere med fraflytdato udenfor regnskabsperiode

P

08 Skal lejere med blank aftalenummer medtages i BS-udskriften

P

09 Regnskab slutdato + denne datoformel giver skæringsdato for fraflytter

 

10 DagsDato + denne datoformel giver skæringsdato for fraflytter

+LM+3M

11 Fordelingstype i acontoudskriften over indbetalte beløb

 

12 Brevgruppenr. for brev til ejendom

 

09 Graddage

01 Januar

0,00

02 Februar

0,00

03 Marts

0,00

04 April

0,00

05 Maj

0,00

06 Juni

0,00

07 Juli

0,00

08 August

0,00

09 September

0,00

10 Oktober

0,00

11 November

0,00

12 December

0,00

10 Filudveksling – generelt

01 Varmefirma vælges i acontoguiden

P

02 Skal der dannes filer

Dataleverandør vælges i acontoguiden

03 Varme:
Tillad indlæsning af tillægsregnskab

03 El og vand:

Tillad indlæsning af revideret regnskab

P

04 Angiv filkatalog

 

05 Udskriv fejlliste - hvis der er fejl

P

06 Udskriv fejlliste - hvis der ikke er fejl

 

11 Filudveksling med Brunata

01 Denne leverandør skal kunne vælges i guiden

P

02 Placering af selskabsnr.

1

03 Antal felter til selskabsnr.

4

04 Placering af ejendomsnr.

5

05 Antal felter til ejendomsnr.

6

06 Placering af lejemålsnr.

11

07 Antal felter til lejemålsnr.

6

08 Placering af lejernr.

17

09 Antal felter til lejernr.

3

10 Beløb startposition

21

11 Antal felter til beløb

10

12 Indflytdato startposition

31

13 Antal felter til indflytdato

8

14 Fraflytdato startposition

39

15 Antal felter til fraflytdato

8

16 Placering af lejernavn

47

17 Antal felter til lejernavn

25

18 Placering af fraflytters ny adresse

78

19 Antal felter til fraflytters ny adresse

30

20 Placering af fraflytters ny postnr.

109

21 Antal felter til fraflytters ny postnr.

10

22 Send data via mail

P

23 Mailadresse

kundeservice@brunata.dk

24 Sti hvor filen bliver gemt

Du skal oprette mappe og undermappe på fællesdrevet.

Kald mappen Aconto og undermappen Filudveksling.

Kopier og indsæt stien fra de oprettede mapper.

12 Indlæsning af data fra Brunata

01 Selskab startposition

1

02 Antal felter til selskabnr

4

03 Ejendom startposition

5

04 Antal felter til ejendomnr

6

05 Lejemål startposition

11

06 Antal felter til lejemålnr

6

07 Lejer startposition

17

08 Antal felter til lejernr

3

09 Beløb startposition

21

10 Antal felter til beløb

10

11 Fortegn position

31

12 Periodestart startposition

0

13 Periodeslut startposition

0

14 Datoformat for periode (DDMMÅÅ DDMMÅÅÅÅ ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅMMDD)

DDMMÅÅÅÅ

13 Indlæsning af pdf-dokumenter fra Brunata (digitalisering)

01 Ønsker dannelse af samlet digital opgørelse?

P

02 Hvordan vælges fil-katalog?

Sti-katalog vælges nedenfor - det kræves at forbrugstype og periode kan læses i filnavne.

03 Placering af filer til indlæsning

I aconto-mappen på fællesdrevet, opretter du yderligere to undermapper - en du kalder Ikke-indlæste filer og én du kalder Indlæste filer.

Kopier og indsæt stien fra de oprettede mapper

04 Placering af indlæste filer

 

05 Definer forbrugstyper fra leverandør

1 valgt

Forbrugstyper oprettes ved at parre opkrævningstypenummer og forbrugstype. Standarden vil være én forbrugstype pr. måleraflæsningsfirma pr. forretningsgang.

F = 75020 (fjernvarme)

V = 73035 (vand)

E = 73095 (el)

06 Lejerdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

1

07 Lejerdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

2

08 Lejerdokument - placering af lejemålsnummer i filnavnet

6

09 Lejerdokument - placering af lejernummer i filnavnet

7

10 Lejerdokument - placering af periodestart i filnavnet

4

11 Lejerdokument - placering af periodeslut i filnavnet

5

12 Lejerdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

3

13 Ejendomsdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

1

14 Ejendomsdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

2

15 Ejendomsdokument - placering af periodestart i filnavnet

4

16 Ejendomsdokument - placering af periodeslut i filnavnet

5

17 Ejendomsdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

3

18 Angiv separator - adskiller ovenstående i filnavnet

-

14 Filudveksling med Ista

01 Denne leverandør skal kunne vælges i guiden

P

02 Send data via mail

P

03 Mailadresse

ista@ista.dk

04 Sti hvor filen bliver gemt

se info under 11.24

15 Indlæsning af data fra Ista

01 Selskab startposition

1

02 Antal felter til selskabnr

10

03 Ejendom startposition

11

04 Antal felter til ejendomnr

20

05 Lejemål startposition

21

06 Antal felter til lejemålnr

30

07 Lejer startposition

32

08 Antal felter til lejernr

41

09 Beløb startposition

153

10 Antal felter til beløb

162

11 Fortegn position

152

12 Periodestart startposition

136

13 Periodeslut startposition

144

14 Datoformat for periode (DDMMÅÅ DDMMÅÅÅÅ ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅMMDD)

DDMMÅÅÅÅ

16 Indlæsning af pdf-dokumenter fra Ista (digitalisering)

01 Ønsker dannelse af samlet digital opgørelse?

P

02 Hvordan vælges fil-katalog?

Sti-katalog vælges nedenfor - det kræves at forbrugstype og periode kan læses i filnavne.

03 Placering af filer til indlæsning

se info under 13.03

04 Placering af indlæste filer

 

05 Definer forbrugstyper fra leverandør

1 valgt

Forbrugstyper oprettes ved at parre opkrævningstypenummer og forbrugstype. Standarden vil være én forbrugstype pr. måleraflæsningsfirma pr. forretningsgang.

varme = 75020

vand = 73035

el = 73095

06 Lejerdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

1

07 Lejerdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

2

08 Lejerdokument - placering af lejemålsnummer i filnavnet

6

09 Lejerdokument - placering af lejernummer i filnavnet

7

10 Lejerdokument - placering af periodestart i filnavnet

4

11 Lejerdokument - placering af periodeslut i filnavnet

5

12 Lejerdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

3

13 Ejendomsdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

1

14 Ejendomsdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

2

15 Ejendomsdokument - placering af periodestart i filnavnet

4

16 Ejendomsdokument - placering af periodeslut i filnavnet

5

17 Ejendomsdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

3

18 Angiv separator - adskiller ovenstående i filnavnet

-

17 Filudveksling med SINergi

01 Denne leverandør skal kunne vælges i guiden

(ingen standardopsætning på SINergi)

02 Send data via mail

 

03 Mailadresse

 

04 Sti hvor filen bliver gemt

 

05 Fordelingstype

 

06 Acontotype

 

07 Sinergi lejernummer - 2

 

18 Indlæsning af data fra SINergi

01 Selskab startposition

 

02 Antal felter til selskabnr

 

03 Ejendom startposition

 

04 Antal felter til ejendomnr

 

05 Lejemål startposition

 

06 Antal felter til lejemålnr

 

07 Lejer startposition

 

08 Antal felter til lejernr

 

09 Beløb startposition

 

10 Antal felter til beløb

 

11 Fortegn position

 

12 Periodestart startposition

 

13 Periodeslut startposition

 

14 Datoformat for periode (DDMMÅÅ DDMMÅÅÅÅ ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅMMDD)

 

19 Indlæsning af pdf-dokumenter fra SINergi (digitalisering)

01 Ønsker dannelse af samlet digital opgørelse?

 

02 Hvordan vælges fil-katalog?

 

03 Placering af filer til indlæsning

 

04 Placering af indlæste filer

 

05 Definer forbrugstyper fra leverandør

 

06 Lejerdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

 

07 Lejerdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

 

08 Lejerdokument - placering af lejemålsnummer i filnavnet

 

09 Lejerdokument - placering af lejernummer i filnavnet

 

10 Lejerdokument - placering af periodestart i filnavnet

 

11 Lejerdokument - placering af periodeslut i filnavnet

 

12 Lejerdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

 

13 Ejendomsdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

 

14 Ejendomsdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

 

15 Ejendomsdokument - placering af periodestart i filnavnet

 

16 Ejendomsdokument - placering af periodeslut i filnavnet

 

17 Ejendomsdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

 

18 Angiv separator - adskiller ovenstående i filnavnet

 

20 Filudveksling med Techem

01 Denne leverandør skal kunne vælges i guiden

P

02 Send data via mail

P

03 Mailadresse

indberetning@techem.dk

04 Sti hvor filen bliver gemt

se info under 11.24

05 Placering af selskabsnr.

1

06 Antal felter til selskabsnr.

4

07 Placering af ejendomsnr.

5

08 Antal felter til ejendomsnr.

6

09 Placering af lejemålsnr.

11

10 Antal felter til lejemålsnr.

6

11 Placering af lejernr.

17

12 Antal felter til lejernr.

3

13 PeriodeFra startposition

22

14 Antal felter til PeriodeFra

8

15 PeriodeTil startposition

30

16 Antal felter til Periode Til

8

17 Placering af beløb

38

18 Antal felter til beløb

10

19 Placering af lejernavn1

48

20 Antal felter til lejernavn1

50

21 Placering af lejernavn2

98

22 Antal felter til lejernavn2

50

23 Placering af fraflytters ny adresse

148

24 Antal felter til fraflytters ny adresse

50

25 Placering af fraflytters ny postnr.

198

26 Antal felter til fraflytters ny postnr

4

27 Bynavn startposition

202

28 Antal felter til Bynavn

20

21 Indlæsning af data fra Techem

01 Selskab startposition

1

02 Antal felter til selskabnr

4

03 Ejendom startposition

5

04 Antal felter til ejendomnr

6

05 Lejemål startposition

11

06 Antal felter til lejemålnr

6

07 Lejer startposition

17

08 Antal felter til lejernr

3

09 Beløb startposition

22

10 Antal felter til beløb

10

11 Fortegn position

32

12 Periodestart startposition

0

13 Periodeslut startposition

0

14 Datoformat for periode (DDMMÅÅ DDMMÅÅÅÅ ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅMMDD)

ÅÅÅÅMMDD

22 Indlæsning af pdf-dokumenter fra Techem (digitalisering)

01 Ønsker dannelse af samlet digital opgørelse?

P

02 Hvordan vælges fil-katalog?

Sti-katalog vælges nedenfor - det kræves at forbrugstype og periode kan læses i filnavne.

03 Placering af filer til indlæsning

se info under 13.03

04 Placering af indlæste filer

 

05 Definer forbrugstyper fra leverandør

1 valgt

Forbrugstyper oprettes ved at parre opkrævningstypenummer og forbrugstype. Standarden vil være én forbrugstype pr. måleraflæsningsfirma pr. forretningsgang.

V = 75020

K = 73035

E = 73095

06 Lejerdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

2

07 Lejerdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

3

08 Lejerdokument - placering af lejemålsnummer i filnavnet

4

09 Lejerdokument - placering af lejernummer i filnavnet

5

10 Lejerdokument - placering af periodestart i filnavnet

6

11 Lejerdokument - placering af periodeslut i filnavnet

7

12 Lejerdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

8

13 Ejendomsdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

2

14 Ejendomsdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

3

15 Ejendomsdokument - placering af periodestart i filnavnet

4

16 Ejendomsdokument - placering af periodeslut i filnavnet

5

17 Ejendomsdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

6

18 Angiv separator - adskiller ovenstående i filnavnet

-

23 Filudveksling med Casi Technology

01 Denne leverandør skal kunne vælges i guiden

(ingen standardopsætning på Casi)

02 Send data via mail

 

03 Mailadresse

 

04 Sti hvor filen bliver gemt

 

24 Indlæsning af data fra Casi Technology

01 Selskab startposition

 

02 Antal felter til selskabnr

 

03 Ejendom startposition

 

04 Antal felter til ejendomnr

 

05 Lejemål startposition

 

06 Antal felter til lejemålnr

 

07 Lejer startposition

 

08 Antal felter til lejernr

 

09 Beløb startposition

 

10 Antal felter til beløb

 

11 Fortegn position

 

12 Periodestart startposition

 

13 Periodeslut startposition

 

14 Datoformat for periode (DDMMÅÅ DDMMÅÅÅÅ ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅMMDD)

 

25 Indlæsning af pdf-dokumenter fra Casi Technology (digitalisering)

01 Ønsker dannelse af samlet digital opgørelse?

 

02 Hvordan vælges fil-katalog?

 

03 Placering af filer til indlæsning

 

04 Placering af indlæste filer

 

05 Definer forbrugstyper fra leverandør

 

06 Lejerdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

 

07 Lejerdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

 

08 Lejerdokument - placering af lejemålsnummer i filnavnet

 

09 Lejerdokument - placering af lejernummer i filnavnet

 

10 Lejerdokument - placering af periodestart i filnavnet

 

11 Lejerdokument - placering af periodeslut i filnavnet

 

12 Lejerdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

 

13 Ejendomsdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

 

14 Ejendomsdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

 

15 Ejendomsdokument - placering af periodestart i filnavnet

 

16 Ejendomsdokument - placering af periodeslut i filnavnet

 

17 Ejendomsdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

 

18 Angiv seperator - adskiller ovenstående i filnavnet

 

26 Filudveksling med selvopsat leverandør

01 Denne leverandør skal kunne vælges i guiden

(ingen standardopsætning på selvopsat)

02 Skal der dannes fil til denne leverandør

 

03 Placering af selskabsnr.

 

04 Antal felter til selskabsnr.

 

05 Placering af ejendomsnr.

 

06 Antal felter til ejendomsnr.

 

07 Placering af lejemålsnr.

 

08 Antal felter til lejemålsnr.

 

09 Placering af lejernr.

 

10 Antal felter til lejernr.

 

11 Beløb startposition

 

12 Periodefra startpos

 

13 Periodetil startpos

 

14 Placering af lejernavn

 

15 Antal felter til lejernavn

 

16 Placering af fraflytters ny adresse

 

17 Antal felter til fraflytters ny adresse

 

18 Placering af fraflytters ny postnr.

 

19 Antal felter til fraflytters ny postnr

 

20 Send data via mail

 

21 Mailadresse

 

22 Sti hvor filen bliver gemt

 

27 Indlæsning af data fra selvopsat leverandør

01 Selskab startposition

 

02 Antal felter til selskabnr

 

03 Ejendom startposition

 

04 Antal felter til ejendomnr

 

05 Lejemål startposition

 

06 Antal felter til lejemålnr

 

07 Lejer startposition

 

08 Antal felter til lejernr

 

09 Beløb startposition

 

10 Antal felter til beløb

 

11 Fortegn position

 

12 Periodestart startposition

 

13 Periodeslut startposition

 

14 Datoformat for periode (DDMMÅÅ DDMMÅÅÅÅ ÅÅMMDD eller ÅÅÅÅMMDD)

 

28 Indlæsning af pdf-dokumenter fra selvopsat leverandør

01 Ønsker dannelse af samlet digital opgørelse?

 

02 Hvordan vælges fil-katalog?

 

03 Placering af filer til indlæsning

 

04 Placering af indlæste filer

 

05 Definer forbrugstyper fra leverandør

 

06 Lejerdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

 

07 Lejerdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

 

08 Lejerdokument - placering af lejemålsnummer i filnavnet

 

09 Lejerdokument - placering af lejernummer i filnavnet

 

10 Lejerdokument - placering af periodestart i filnavnet

 

11 Lejerdokument - placering af periodeslut i filnavnet

 

12 Lejerdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

 

13 Ejendomsdokument - placering af selskabsnummer i filnavnet

 

14 Ejendomsdokument - placering af ejendomsnummer i filnavnet

 

15 Ejendomsdokument - placering af periodestart i filnavnet

 

16 Ejendomsdokument - placering af periodeslut i filnavnet

 

17 Ejendomsdokument - placering af forbrugstype i filnavnet

 

18 Angiv seperator - adskiller ovenstående i filnavnet

 

29 Varsling

01 Kræv varsling for at kunne udføre guiden?

 

02 Standard brevnr. på varslingsbrev

 

03 Notetype på varslingsbrev - skal angives hvis breve skal kunne gemmes

 

04 Varsling på grundlag af? regnskabsperioders forbrug

1

05 Standard varslingstype for normalbidrag

Ingen

06 Luk fremtidige varslinger på samme niveau

 

07 Minimumsbeløb for varslinger pr. termin

0 kr.

30 Erindringer

01 Dan erindring når guiden pauses

Ja

02 Datoformel for erindringsdato

 

03 Erindringskategori

AC varme/AC vand/AC el

04 Tilknyt huskelistenummer

15 (Aconto)

05 Dan erindring for: Udsendt den

 

31 Forbrugsopgørelse

01 Maks afvigelse i lejerregnskab

0,00

02 Wordskabelon

 

03 Notetype

 

04 Skal noten låses

 

05 Adressefunktion for lejer

 

06 Adressefunktion for ejendom

 

07 Adressefunktion for ejendom - indsigelse

 

08 Fordelingstype areal

 

09 Fordelingstype haneandele

 

10 Antal år i graddageoversigt

0

11 Forbrug i enheder skabelon

 

12 Forbrug i enheder tekstmarkering

 

13 Forbrug i kroner skabelon

 

14 Forbrug i kroner tekstmarkering

 

15 Forbrug i bestanddele skabelon

 

16 Forbrug i bestanddele tekstmarkering

 

17 Forbrug i graddage skabelon

 

18 Forbrug i graddage tekstmarkering

 

19 Tabelnummer i skabelon for forbrugsopgørelse

0

20 Tabelnummer i skabelon for enhedspriser

0

21 Tabelnummer i skabelon for maalerRegnskab

0

22 BetalingsGrænse

0,00

23 Vilkår for tilbagebetaling

 

24 Vilkår for tilbagebetaling <= grænse

 

25 Vilkår for efterbetaling > grænse

 

26 Forbrugstype1

 

27 Forbrugstype2

 

28 Forbrugstype3

 

29 Forbrugstype4

 

30 Forbrugstype5

 

31 Forbrugstype6

 

32 Forbrugsopgørelse - tekster

01 Lejer penge tilbage

Du får penge tilbage, %s kr

02 Lejer penge betale

Du skal betale penge tilbage, %s kr

03 Lejer tilbagebetaling

Tilbagebetaling

04 Lejer betaling

Til udbetaling

05 Lejer forbrug over gennemsnit

% over gennemsnit

06 Lejer forbrug under gennemsnit

% under gennemsnit

07 Varmeselskab

 

08 Varmeregnskab overskud

Overskud

09 Varmeregnskab underskud

Underskud

10 Afslutningstekst

I henhold til lov…

33 Straksafregning

01 Afregningstype

Belaster øvrige lejere

34 Digitalisering af opgørelser

01 Notetype til lejerdokumenter

Forbrugsregnskab

02 Notetype til ejendomsdokumenter

Forbrugsregnskab

03 Notetype til manuelt valgt ejendomsdokument

Forbrugsregnskab

04 Brevnr. (mail-emne) *

Mailemne - varmeregnskab (17001)

Mailemne - vandregnskab (17002)

Mailemne - elregnskab (17003)

 

NB I brevskabelonerne skal du huske at sætte datakilden til Lejer

05 Brevnr. (mail-tekst)

Mailtekst - forbrugsregnskab (17501)

06 Digital post titel

Varmeregnskab/Vandregnskab/El-regnskab

07 Redigering af brev til boende

P

08 Redigering af brev til fraflyttere

P

35 Acontoguide til udbetalingsguide

01 Benyt regnskab som udbetalingsregnskab?

 

02 Formel til standard markering af tilladt udbetaling

 

Øvrige

BenytMålerAflæsningsSkøn

 

NulstilFraflytOpkrTekst

 

 

* Du skal bruge to typer breve. Det ene anvendes som mail-emne. Standard vil være at skrive henholdsvis Varmeregnskab / Vandregnskab / El-regnskab eller lign. i brevet. Det andet brev, der anvendes som mail-tekst, skal indeholde en uddybende tekst fx Se venligst vedhæftede dokumenter. Du kan selvfølgelig forfine teksten i begge breve.

 

NB Når du har været opsætningen igennem, skal du i næste punkt Tilknytninger tjekke, at guiden er tilknyttet på totalniveau. Husk at gøre det på hver forretningsgang altså på henholdsvis varme, vand og el.

 

Tips & tricks
Hvis du vælger at få årsopgørelser på pdf fra måleraflæsningsfirmaerne, er det vigtigt, at I har tilpasset opsætningen i Unik Boligs forretningsgange. I skal også huske, at pdf-dokumenter modtaget i en zip-fil skal pakkes ud og placeres i en mappe oprettet til formålet, I fx kan kalde ikke-indlæste pdf-dokumenter.
Hvis du vælger at få årsopgørelser på pdf fra måleraflæsningsfirmaerne, er det vigtigt, at I har tilpasset opsætningen i Unik Boligs forretningsgange. I skal også huske, at pdf-dokumenter modtaget i en zip-fil skal pakkes ud og placeres i en mappe oprettet til. formålet, I fx kan kalde ikke-indlæste pdf-dokumenter
Ved dannelse af brevene i acontoguiden kan der være en smule forsinkelse på vedhæftningen af pdf-dokumenterne til brevene. Det kan være nødvendigt at klikke på Opdater eller klikke Tilbage og Næste og derved få opdateret.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Alt + B + A + A

Åbner acontoguiden

Hvad nu hvis jeg vil...

Vil lave samleregnskab

NB Kan bruges i fx ejerforeninger, men ikke for lejeboliger, da det strider mod lejeloven. Anvendelse Når du laver årsopgørelse, kan du afregne to forbrugsregnskaber for samme periode, så du i et samleregnskab afregner vand og varme samlet i ét beløb. På den måde kan du modregne en efterbetaling i en tilbagebetaling og tilbage-/efterbetale et nettobeløb. De involverede forbrugsregnskaber defineres med varmeregnskabet som hovedregnskab og andre forbrugsregnskaber som underregn-skaber. Først udarbejdes underregnskaberne og til sidst hovedregnskabet.Det er ikke muligt at vælge samleregnskaber for fraflyttere og almindelige opgørelser for boende.BrevopsætningDer skal dannes breve til underregnskaberne, hvori der informeres om, at afregningen overføres til hovedregnskabet.Der skal dannes breve til hovedregnskabet, hvori afregningerne fra underregnskaberne medtages, og der afregnes så samlet.Unik har udarbejdet breve til dette formål. Brevene ligger som stan-dardbreve i versioner fra 4.9.5 og opefter. Du kan også oprette dine egne breve.OpsætningPå ejendommens acontoregnskab skal forbrugsregnskaberne defineres som under- eller hovedregnskab. Anvender du ikke samleregn-skaber, skal du ikke udfylde fanen ”Samleregnskaber”.Vil du anvende samleregnskaber, åbner du fanen Samleregnskaber på underregnskabet/-erne. Her udfylder du felterne:1. Opkrævningstype for hovedregnskab brug fx 75020 (Aconto varme)2. Tekst til hovedregnskab skriv fx ’overført fra varmeregnskab’3. Tekst til underregnskab skriv fx ’overføres til varmeregnskab’4. Brevidentifikation kald det fx ’Underregnskab 1’ På hovedregnskabet udfylder du ikke noget i fanen Samleregnskaber.Kør guiden igennem for underregnskabet, dan breve og udsend info om, at beløb overføres til hovedregnskabet.Det gør du for samtlige underregnskaber, og herefter kører du guiden igennem for hovedregnskabet. Her dannes breve med samlet afreg-ning for alle samleregnskaber.Der skal ikke foretages ændringer i forretningsgange.Pdf-opgørelserne fra måleraflæsningsfirmaerne følger brevene i underregnskaberne og hovedregnskabet påhæftes pdf-opgørelsen for varme.

Vil finde placeringen af de filer der skal indlæses

Du finder placeringen i forretningsgangen – Generelt / Tilpasning / Definition af forretningsgange. Vælg den forretningsgang, du ønsker at undersøge, fx A conto varmeFilplaceringen fremgår af:• pkt. 13.03 og pkt. 13.04 for Brunata• pkt. 16.03 og pkt. 16.04 for Ista• pkt. 22.03 og pkt. 22.04 for Techem

Vil se regnskabsperioden på PDF-filen

PDF-filernes navn kan fx være: 1-1-V-20170601-20180531-1-2.pdfPerioden fremgår efter den tredje bindestreg. I dette tilfælde er peri-oden 2017.06.01 – 2018.05.31. Opbygning af filnavn varierer fra måleraflæsningsfirma til måleraflæs-ningsfirma

Ikke kan se, at PDF filerne vedhæftes i brevet til lejer

Hvis der ikke er et lille + ud fra hver lejers brev, kan du forsøge at klikke tilbage og næste, så du blot går en fase tilbage og frem igen. Hjælper dette ikke, kan du kontrollere, at filerne fortsat ligger i den mappe med filer til indlæsning. Såfremt de fortsat ligger i mappen til indlæsning, skal opsætningen efterses. Hvis det er en enkelt pdf, som ikke vedhæftes, kan dette skyldes, at filen er åben og derfor ikke kan indlæses.

Gerne vil se de vedhæftede regnskaber på lejerens note

Når du åbner noten på lejeren, skal du vælge fanen 4 Noter. Her kan du finde alle vedhæftede filer.

Har slettet brevene, og gerne vil danne nye, men PDF-filerne ikke er vedhæftet

Husk, hvis der er dannet breve én gang, er PDF-filer flyttet til mappen med indlæste dokumenter. Du skal derfor manuelt flytte PDF-filer tilbage i mappen med filer til indlæsning.

Har tilbageholdt et ekstra beløb for fraflyttere til forbrugsregnskaber, som jeg gerne vil have modregnet i forbrugsregnskabet.

Du angiver dette i forretningsgangen via menuen Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange.Vælg en af følgende forretningsgange (kan hedde noget andet hos dig): • A conto varme• A conto vand• A conto el I pkt. 06.07 udfylder du, hvilken opkrævningstype, der skal modregnes i.

Ønsker at modregne tilbagebetalinger i positiv lejersaldo for mine fraflyttere

Du angiver dette i forretningsgangen via menuen Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange.Vælg en af følgende forretningsgange (kan hedde noget andet hos dig): • A conto varme• A conto vand• A conto el I pkt. 06.01 sættes markering. Derudover kan du i pkt. 06.02 angive en maks. saldo der må modregnes.

Vil varsle en stigning i acontobidraget med 10 %

På fasen Varsling under fanen individuelbidrag kan du indsætte en procentsats, der lægges til det varslede beløb.

Vil lave en foreløbig afregning, da min lejer rejser til udlandet

Du kan lave en straksafregning til at afregne lejeren.

Vil udarbejde regnskabet uden fil fra måleraflæsningsfirmaet

Du kan springe fasen Forbrug over og gå videre i guiden. På fasen Opgørelse kan du indtaste den enkelte lejers forbrug.

Vil håndtere forbrug på et lejemål, som ikke er oprettet i Unik Bolig, eksempelvis et viceværtkontor

Findes der lejemål i ejendommen, som ikke er oprettet som et lejemål i Unik Bolig, kan forbruget på disse lejemål bogføres som udlejers andel via guiden. Du markerer udgiften som udlejers andel på fasen Forbrug.

Vil rette en fejl i den modtagne fil fra måleraflæsningsfirmaet?

Er der fejl i lejerstrengen, kan du rette det, når filen indlæses på fasen Opgørelse. Husk at informere måleraflæsningsfirmaet om fejlen, så den ikke gentages med næste opgørelse.

Vil udsende et korrigeret acontoregnskab, da der var fejl i det tidligere.

På ejendommen under mappen Regnskaber-aconto kan du oprette et tillægsregnskab og udsende et korrigeret acontoregnskab. Det korrigerede regnskab tager højde for det allerede udsendte regnskab. Du kan også danne nye breve til lejerne via guiden. Du kan kun danne et tillægsregnskab, hvis guiden til det tidligere udsendte regnskab, er udført. Og kun hvis beregningsmetoden er Fil-indlæsning.

Ønsker at modregne tilbagebetalinger i lejer lån / frivilligt forlig for mine fraflyttere

Du angiver dette i forretningsgangen via menuen Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange.Vælg en af følgende forretningsgange (kan hedde noget andet hos dig): • A conto varme• A conto vand• A conto el I pkt. 06.03 sættes markering. Herefter vil tilbagebetalinger for fraflyttere oprettes som en ekstraordinær termin på lejer lån/frivilligt forlig, og restgælden nedsættes tilsvarende.