Bestyrelsesweb

Best practice – Kundeguide

BestyrelsesWeb opsætning i Unik Bolig

 

 


Den overordnede proces

For at få BestyrelsesWeb og Unik Bolig til at snakke sammen og udveksle data, skal du gennem fire trin i Unik Bolig:

1.     Indlæs modulstyringsfil, så du får adgang til websiteadministrationen

2.     Opret den medarbejder, som skal have adgang til Bestyrelsesweb

3.     Marker på ejendomsniveau, at ejendommen skal vises på Bestyrelsesweb

4.     Vælg funktionsgrupper

 

 

De enkelte trin

01 |   Indlæs modulstyringsfil

BestyrelsesWeb trækker oplysninger fra Unik Bolig, derfor skal du installere en modulstyringsfil, der så kan hente nødvendige oplysninger. Du skal gå i menuen:

 

  Generelt | Tilpasning | Modulstyring | Gå online og hent licens

Det eneste du skal her er at klikke på knappen Hent. Moduloplysningerne bliver automatisk opdateret via Uniks webservice

02 |  Opret medarbejder

NB For at sikre, at man ikke får blandet eksterne og interne brugere, er det en god ide at lave en overordnet struktur for, hvordan brugerne skal oprettes.

 

Vi anbefaler, at du benytter ejendommens- / selskabsnummeret i initialerne. Hvis fx selskabsnummeret er 50, og brugeren hedder Jens Hansen, bliver brugernavnet så 50JH.

 

Opret medarbejderen via menuen  

 Generelt | Tilpasning | Adgangsbegrænsning | Medarbejder

Under Bruger skriver du de initialer og det brugernavn, medarbejderen skal have.

 

Gå så til mappen Funktionsgrupper i venstre side. Vi anbefaler, du som standard bruger funktionsgruppen ’Web’. Dobbeltklik på den relevante funktionsgruppe (fx Web), så den rykker over i Valgte.

 

Gå til mappen Kontakter i venstre side. Her skal du oprette kontakten på brugeren. Via knappen Kontakt nede i højre hjørne vælger du Søg kontakt og vælg funktion (denne vej sikrer, at du ikke opretter den samme kontakt flere gange).

 

I Navnefelt1 skriver du fornavn og i Navnefelt2 skriver du efternavn og klikker Søg. Hvis der ikke kommer et resultat, klikker du på Luk, og udfylder oplysningerne på den bruger, du ønsker at oprette og klikker OK.

 

I feltet Funktion, i det vindue, der kommer frem, vælger du Bruger og klikker OK.

Gå nu til mappen Brugertyper og marker Bestyrelsesweb. Klik på disketten Gem (eller F9).

 

Gå til mappen Web i venstre side. Klik på knappen Skift web kodeord og indtast en kode. Brugeren kan efterfølgende selv skifte adgangskoden på websitet.

 

Du har nu oprettet brugeren til BestyrelsesWeb.

 

 

03 |  Aktiver BestyrelsesWeb på afdelings- / ejendomsniveau

Du skal markere på ejendoms- eller afdelingsniveau, at den skal vises på BestyrelsesWeb.

 

  Bolig | Ejendom / Afdeling (Stamdata / Diverse)

Sæt markering i Adgang BestyrelsesWeb og klik Gem.

 

04 |  Vælg funktionsgrupper

Gå i menuen

  Filer | Indstillinger Vælg mappen Webløsninger / Bestyrelse i venstre kolonne. Dobbeltklik på de funktioner, der skal have adgang til webløsningen fx bestyrelsesformand og bestyrelsesmedlem.

 

Værd at vide om kontakter

En kontakt = en person. En kontakt (person) kan have flere funktioner tilknyttet fx:

·          Hanne = kontakt

·          Hannes funktioner = juridisk lejer2, webbruger, bestyrelsesmedlem etc.

 

Én kontakt med tre funktioner

 

Hvis du vil se login eller andre informationer på en kontakt (person), vælger du i menuen

  Generelt | Tilpasning | Adgangsbegrænsning | Ekstern bruger

Søg personen frem, vælg mappen Kontakter i venstre side, klik på knappen Kontakt nede i højre hjørne og vælg Rediger kontakt. Du kan se de funktioner, der er tilknyttet kontakten (personen) i mappen Funktioner i venstre side.

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem