Opret ordre

Best practice – Kundeguide

Ordre - UnikDrift


 


 

Dashboard i UnikDrift

I UnikDrift har du et dashboard, som giver dig et hurtigt overblik over aktuelle opgaver, når du er logget ind. Tanken er, at du skal kunne se aktuelle opgaver og få adgang til hurtige handlinger. Lige nu er der kun relativt få funktioner på dashboardet, men vi er i gang med at udbygge det – og vil også gøre det løbende.

 

01 |   Åbn dashboard i UnikDrift

Når du åbner UnikDrift fra Unik Bolig via menu Generelt | Unik Drift Dashboard får du et overbliksbillede med dine forskellige arbejdsområder.

 

02 |  Fraflytninger

Du har et panel med antal fraflytninger for jeres afdelinger de næste tre måneder. Når du klikker (åbner) på panelet, får du en oversigt over fraflytningerne med oplysninger om fraflytningsdato, frigørelsesdato, adresse og lejernøgle.

 

03 |  Søg efter lejer

Knappen Søg efter lejer åbner et lejersøgningsbillede med de oplysninger, du skal bruge, hvis du vil henvende sig til lejeren. Du kan søge på et lejernavn og se navn, lejernøgle og rolle på lejeren.

*        Når du dobbeltklikker på en lejer i listen, får du et billede med kontaktoplysninger til lejeren.

*        Hvis du klikker på mail-ikonet, åbner det mailprogram, du har sat som standard.

*        Hvis du klikker på telefon-ikonet, åbner det telefonprogram, du har sat som standard.

 

04 |  Indkøb

Et panel viser dig, hvor mange åbne ordrelinjer der er for jeres afdelinger med leveringsdato indenfor de næste 14 dage. Klikker du på panelet, åbner du ordreoversigten (se mere om ordreoversigt længere nede).

Indkøb

Indkøb har du en oversigt over ordrelinjer på de afdelinger / ejendomme, du har adgang til. Du har også en optælling af antal poster på listen. Og du kan se en række oplysninger på de enkelte ordrer og på den måde få et hurtigt overblik over den enkelte ordre.

Filter

Ordreoversigten bliver åbnet med en standardfiltrering. Det betyder, at du kan se åbne ordrelinjer med regnskabsdato de næste 14 dage. Fordi filterets felter Dato fra, Data til og Status allerede er sat, får du overblik over og adgang til de næste ordre, du skal tage hånd om.

Hvis du vælger filter på et felt, bliver kolonnenavnet vist med fed, er der plads vises også værdien af filteret. Hvis der er flere værdier i filteret, vises antallet af filtreringsværdier som f.eks. +1.

Filteret for de øvrige felter anvendes til at filtrere på de ordrer, der allerede er i listen. Du kan vælge en værdi, der allerede findes i listen fx kreditor, eller du kan indtaste et interval på fx beløb eller sendt dato. Du kan filtrere på en kolonne ved at trykke på pilen i kolonneoverskriften.

Du har også et fritekstsøgefelt, som automatisk filtrerer i de linjer, der er hentet til skærmen på tværs af alle kolonner. Når du klikker på kolonneoverskriften, sorterer du værdierne i kolonnen stigende eller faldende.

Eksporter liste til Excel

Du kan eksportere din ordreliste til Excel via knappen til eksport.

Luk for bogføring fra oversigt

Markerer du en ordrelinje og vælger Luk for bogføring, lukker du ordrelinjen på oversigten. Du kan også lukke på selve ordren. Det kan du se mere om i afsnittet om redigering af ordre.

Du kan markere flere ordrelinjer samtidig ved at holde Ctrl-knappen nede og klikke på de ordreliner, du vil lukke. Alternativ kan du markere i cirklen foran linjerne, så de får et grønt flueben. Vælg så Luk for bogføring. Når du lukker sidste ordrelinje på ordren, lukker du samtidig ordren.

Ny

Opretter en ny ordre. Oprettelse af ordre behandles i afsnittet Opret ordre.

 

Menupunkter i UnikDrift

Du har en menu i venstre side, som svarer til panelerne på dit dashboard. Du har altså flere indgange.

 

Menupunkter til Unik Drift

Drift dashboard

Åbner Drift dashboard.

Indkøb

Viser dine åbne ordrelinjer de næste 14 dage.

Fraflytning

Viser Fraflytningsoverblik med fraflytninger de næste 14 dage.

Søg efter lejer

Åbner søgebilledet til søgning af lejerkontakter.

 

 

Opret indkøbsordre

Indkøbsordre er et nyt navn i Unik Bolig og erstatter Rekvisition. Navneændringen er en del af det nye ordremodul og sikrer, at du kan skelne mellem de forskellige ordretyper, vi er i gang med at udvikle. Lige nu findes kun Indkøbsordre (som vi i resten af teksten bare kalder ordre).

Indkøbsordre holder styr på indkøb – og på den registrerer du:

*        hvad der er købt

*        hvilken kreditor, der er købt hos

*        hvem der skal modtage leverancen

*        hvem der er betaler

 

Bogføringsoplysningerne om købet registreres på forhånd, og du kan knytte indkøbet til eksisterende aktiviteter og sager. Du vælger hvilken betaler, der skal være til ordren, dermed bliver dit valg af konto nemmere. Bogføringsopsætning på ordren gør bogføringen lettere, når du modtager faktura fra en kreditor, og fakturaen tilknyttes ordren (fakturamodtagelse er ikke en del af denne UnikDrift).

Fordi ordren er tilknyttet en finansenhed, kan oplysninger om økonomi på konti og aktiviteter vises i forbindelse med oprettelsen. Du kan se, hvad der er faktureret og disponeret på fx den valgte konto og får et overblik over budgettet.

Du kan hurtigt kontakte lejeren med et opslag på kontaktoplysninger.

Når du har oprettet en ordre, sender du en mail til kreditor med standardoplysninger. Du kan knytte filer til mailen, filerne bliver så gemt på ordren.

Vil du holde styr på godkendelsesprocessen for indkøbet, kan du tilknytte et godkendelsesworkflow, der viser status og næste godkender.

 


Processen til oprettelse af ny ordre

01 |  Åbn ny ordre og indtast stamdata
1A. Du kan også åbne ordre fra en kontekst

02 | Udfyld ordrelinje
2A. Du kan vælge at rateopdele
2B. Du kan indsætte flere ordrelinjer

03 |  Opret ordre
3A. Du kan oprette noter

04 | Send ordre

 

 

 

Menupunkter

Overblik over de menupunkter, der vedrører oprettelse af indkøbsordre.

 

 

Ny indkøbsordre

Indtastning af stamoplysninger til ordrehovedet.

Opret ordrelinje

Indtastning af oplysninger til ordrelinjen, oprettelse af flere linjer og kopiering af linjer.

Rateopdeling

Opdeling af ordrelinjer til flere rater.

Opret

Når du har oprettet en ordre, åbner ordreoversigten.

 

 

Opret ordre

01 |   Ny indkøbsordre

Når du vil oprette en ny ordre og tilhørende ordrelinjer i UnikDrift, klikker du på +Ny i Åbne ordrelinjer. Først skal du tage stilling til oplysninger for ordrehovedet.

  Ny | Ny indkøbskøbsordre

Finansenhed

Vælg en finansenhed. I feltet kan du vælge en finansenhed eller fritekstsøge i feltet ud fra finansenhedsnummer eller finansenhedsnavn.

 

NB Valget af finansenhed påvirker stort set alle felter i den efterfølgende oprettelse af ordren.

 

Kreditor

I feltet kreditor vælger du en enhedskreditor for den finansenhed, du har valgt. Du kan enten vælge en af de viste eller fritekstsøge på kreditornummer, kreditornavn eller kreditoradresse.               

 

Ansvarlig

Som standard sættes du som ansvarlig. Hvis du har tilladelse til at oprette ordrer for andre, vælger du den relevante bruger fra listen – eller laver en fritekstsøgning på brugerinitialer eller brugernavn.

 

Vælg Fortsæt oprettelse, så kan du se og redigere de valgte oplysninger øverst, før du opretter endeligt.

 

 

Vælg Opret, så åbnes skærmbillede til indtastning af ordrelinjer. Øverst kan du se de oprettede oplysninger til ordrehovedet. Oplysningerne kan du redigere via knappen Rediger.

Du kan også lave en ny ordre andre steder fra – afhængig af kontekst. Det beskriver vi til sidst i afsnittet 1A. Oprettelse fra kontekst i Unik Bolig.

 

 

02 |  Ny indkøbsordre - Opret ordrelinjer

Du kan se de oprettede oplysninger øverst i skærmbilledet og kan redigere ved at vælge knappen Rediger.

Felter markeret med * skal udfyldes før ordren kan oprettes.

  Ny | Ny indkøbsordre - Opret ordrelinjer

Aktivitet

I feltet kan vælges eller søges på de aktiviteter der er tilknyttet den afdeling/ejendom som finansenheden er tilknyttet. Der vises Aktivitetsnummer, Aktivitetsnavn og aktivitetens tilknyttede kontonummer når brugen står i feltet, og det er på disse oplysninger der kan laves en fritekstsøgning.

 

Efter aktiviteten er valgt udfyldes felterne Emne med aktivitetens navn og Kontonummer med aktivitetens konto og hvis der er en fordelingsnøgle tilknyttet aktiviteten udfyldes den også.

 

Det er muligt at se budgetoplysninger på aktiviteten ved at vælge informations (i), og dermed få oplysninger om hvad der er realiseret, disponeret og forventet.

 

Emne

Emne er det samme som Overskrift i Unik Bolig. Feltet er et fritekstfelt.

 

Emne skal udfyldes for at det er muligt at oprette ordren.

 

Beløb m/moms og Beløb m/moms

Der kan indtastes et beløb i enten Beløb u/moms eller Beløb m/moms. Når det ene felt udfyldes, laves en automatisk udfyldelse af det andet felt med en beregning af moms på 25%.

 

Det kan kun oprettes ordre på beløb under det maks.-beløb på ansvarlig som er sat på brugeren i Unik Bolig.

 

Bemærkning

Bemærkningsfeltet er et fritekstsfelt.

 

Forventet bogføringsdato

Regnskabsdato er det samme som leveringsdato i Unik bolig. Feltet udfyldes automatisk til dags dato. Datoen anvendes til at finde gyldige værdier til regnskabsår, budgetter, kontoers levetid, sagers levetid, fordeling, moms og dimensioner.

 

Regnskabsdato skal udfyldes for at det er muligt at oprette ordren. Det er ikke muligt at oprette en ordre hvor regnskabsdatoen er før dags dato.

 

Udgiften afholdes af

Her vælges hvem der skal afholde udgiften. Valget giver forskellige muligheder for valg af tilknytninger og kontonummer.

-       Drift

-       Lejer

-       Indvendig vedligeholdelse

 

Ved oprettelse af ny ordre er feltet altid Drift og kan ændres efter behov.

 

I den videre beskrivelse tages udgangspunkt i valget Drift. Med Drift ordre kan der oprettes ordre til alle tilknytninger på afdelingen, og alle konti på kontoplanen kan vælges.

 

De øvrige valg behandles i afsnit om Lejer-, flytte- og Indvendig vedligehold ordre.

 

Tilknytning

Der kan vælges en tilknytning til ordrelinjen. Der kan vælges mellem afdeling/ejendommen, lejemål og aktuelle lejer. Der kan søges på lejestreng, adresse og lejernavn.

 

Hvis tilknytningen er en lejer, så findes kontaktoplysninger på lejeren ved at trykke på (i) over feltet. Herfra kan der ringes eller mailes til lejeren, hvis der f.eks. er Skype eller Outlook på pc’en.

 

Kontonummer

I feltet kan vælges eller søges på et kontonummer fra den standardkontoplan der er tilknyttet finansenheden. Der kan søges på kontonummer, kontonavn eller søgeord.

 

Valget af konto udfylder automatisk forskellige felter såfremt det er opsat på enhedskontoplanen:

-       Momsnummer.

-       Fordeling

-       Dimensioner

 

Det er muligt at se budgetoplysninger på kontoen ved at vælge informations (i), og dermed få oplysninger om hvad der er budgetteret, realiseret, disponeret og en rest. Hvis resten er negativ vises 0,00.

 

Kontoen bliver automatisk udfyldt hvis der bliver valgt en aktivitet med standardkontoen fra aktiviteten. Hvis brugeren ændrer kontonummer, vises en advarsel om at kontoen er forskellige fra aktivitetens standardkonto.

 

Hvis kontoen er sat på en DV standardbygningsdel, skal der tilknyttes en aktivitet til ordren.

 

Kontonummer skal udfyldes for at det er muligt at oprette ordren.

 

Momsnummer

I feltet kan vælges eller søges på et momsnummer fra finansenheden. Der kan søges på momsnummer og momsnavn.

 

Momsfeltet udfyldes automatisk hvis der er tilknyttet et momsnummer på kontoen i enhedskontoplanen. Der tages også højde for om moms er Fast, Kan angives eller Skal angives. Ved Fast kan momsnummeret ikke ændres, ved Kan angives er til muligt at angive et momsnummer og ved Skal angives fejler oprettelsen af ordren hvis momsnummer ikke bliver angivet.

 

Dimensioner

Hvis der er tilknyttet dimensioner på kontoen i enhedskontoplanen, kan der tilknyttes dimensioner til ordren. Hvis der er opsat standard dimensionsværdier på vises de efter kontoen er valgt.

 

Der er muligt at tilknytte eller ændre værdier til dimensioner ved at vælge knappen Vælg. Her vises de dimensioner der er tilknyttet og det er muligt at vælge værdier.

 

Fordeling

I feltet kan vælges eller søges på en fordeling fra den valgte finansenhed. Der kan søges på fordelingnummer og fordelingsnavn.

 

Fordelingsfeltet udfyldes automatisk hvis der er tilknyttet en fordeling på kontoen i enhedskontoplanen. Der tages højde for om fordeling er Kan angives, Låst eller Skal angives. Ved Låst kan fordeling ikke ændres, ved Kan angives er til muligt at angive en fordeling og ved Skal angives fejler oprettelsen af ordren hvis Fordeling ikke bliver angivet.

 

Sagsnummer

Der kan tilknyttes en sag på ordrelinjen. Der kan vælges mellem de sager som er tilknyttet den finansenhed som er valgt. Der kan søges efter sagsnummer og sagsnavn.

 

Leveringsadresse

Der kan vælges en leveringsadresse. Mulighederne er afdelingens/selskabets adresse eller en alternativ adresse som er sat op på forretningsgangen Rekvisition felt 8.1 hvor funktions adresse anvendes.

 

Hvis der er valgt et lejemål eller en lejer i Tilknytning, kan der også vælges en levemålsadresse. Det er dog kun lejemål/lejer fra første linje på ordren der kan vælges.

 

Leveringsadressen kan også indtastes manuelt eller kan brugen efter valg af adresse tilrette den efter behov.

 

 

2A. Rateopdeling

Hvis ordren er en serviceordre, som skal gentages flere gange i løbet af regnskabsåret, kan du lave en rateopdeling, som er flere linjer på ordren med forskellige datoer, men som udgangspunkt har samme beløb. Du udfylder en linje på ordren med de oplysninger, der skal på alle raterne og indtaster det beløb, den samlede sum af serviceaftalen består af.

Rateopdeling er ikke det samme som Periode i Unik Bolig.

  Ny | Opret ordrelinjer | Rateopdel

Rateopdel

Det er muligt at dele linje op i flere rate ved at vælge knappen Rateopdel.

 

Antal rater

Vælg hvor mange rater linjen skal dele op i. Kopier alle oplysningerne på linjen til det antal rater, du har brug for, så deles beløbet med antallet af rater, og den oprindelige linje slettes.

 

Raterne fordeles ud over det regnskabsår som indeholder regnskabsdatoen, og datoen på raterne bliver den 1. i den måned raten oprettes i. Hvis der f.eks. laves 4 rater og beløbet er 100 kr. dannes en rate pr. 1/1, 1/4, 1/7 og 1/10 på hver 25 kr.

 

Da det ikke er muligt at oprette linjer før dags dato, så slettes rater der har en regnskabsdato før dags dato automatisk.

 

Linjerne får i feltet Udgiften afholdes af koden Rateopdelt.

 

Herefter er det muligt at tilrette de oprettede linjer.

 

 

 

2B. Ordre med flere linjer

Du kan oprette flere linjer til samme ordre på to måder: du kan oprette en ny linje eller kopiere en eksisterende linje.

  Ny | Opret ordrelinjer

Ny linje

En ny linje oprettes ved at vælge Tilføj ny linje. Herefter kan den nye linje udfyldes med de ønskede oplysninger.

 

Kopier linje

Du kan også markere en linje og vælge kopier-ikonet. Den nye linje indeholder de samme oplysninger, som den originale linje. Du kan nu tilrette oplysningerne i den nye linje.

 

Slet linje

Så længe linjen ikke er gemt, kan den slettes. Det gøres ved at vælge skraldespand-ikonet.

 

 

 

3A. Noter til send

Du kan vedhæfte filer til kreditors mail ved at bruge Noter til send.

  Ny | Opret ordrelinjer

Noter til send

Der kan vedhæftes filer til afsendelse i mailen. De tilknyttes enten ved at vælge filer i filsystemet ved at trykke på Vælg filer eller at trække og slippe filer i firkanten.

 

Efter er filerne er valgt, ses de under firkanten. Vær opmærksom på, at det er alle filer, der er tilknyttet ordren, der bliver sendt. En fil fjernes ved at trykke på krydset efter filen. Vær opmærksom på, at hvis en fil fjernes, så slettes den også fra noterne på ordren.

 

De vedhæftede filer gemmes som noter, derfor er det kun filer som er gyldige i notesystemet, der kan vedhæftes.

 

Efter ordren er sendt, kan der ikke vedhæftes filer til ordren.

 

 

 

03 |  Send straks i mail

Ordren kan sendes i forbindelse med oprettelse af ordren, så du ikke skal tilbage til ordren senere for at afsende den. Ordren sendes til kreditor med cc til ansvarlig.

Det er også muligt at sende ordren i forbindelse med redigering af ordren, hvilket behandles i et andet afsnit.

  Ny | Opret ordrelinjer

Send straks i mail

Ved valg af knappen Send sendes en mail til leverandøren med en kopi til den ansvarlige. Mailen indeholder en beskrivelse af ordren og der er vedhæftet en OIO med standardoplysninger, som kan indlæses i kreditorens økonomisystem, hvis kreditoren anvender den funktionalitet.

 

Mailen og OIOen gemmes som noter på ordren, og på ordreoversigten vises information om, at ordren er sendt, og på ordrens linjer vises afsendelsesdatoen.

 

Vær opmærksom på, at det kan tage lidt tid fra ordren sendes, til der kommer en tilbagemelding – alt efter opsætning af mailsystemet.

 

For at mail kan sendes skal opsætning af mailsystemet være på plads. Det beskrives ikke her.

 

Det er kun muligt at sende en ordre en gang.

 

Opsætning af OIO findes på forretningsgang OIOXML og er ikke ændret i forbindelse med udviklingen af UnikDrift.

 

Mailen og OIO-filen gemmes som noter på ordren.

 

 

 

04 |  Opret købsordre

Ordren gemmes ved at vælge Opret købsordre. Knappen er ikke aktiv hvis de felter der skal udfyldes ikke er udfyldt. Der foretages den sidste validering om ordren er udfyldt korrekt at systemet før den oprettes og der vises beskeder om hvad der er galt hvis ordren ikke kan oprettes.

  Ny | Opret ordrelinjer

Opret købsordre

Oprettelsesknappen er ikke aktiv før de felter der skal angives, er udfyldt. Ved tryk på knappen starter validering af felterne og hvis der er konflikter i data, får brugeren en meddelelse om hvad der er fejlet. Herefter kan felterne tilrettes.

 

Hvis valideringen går godt, oprettes ordren, og der vises en besked om ordrenummeret og brugeren ledes tilbage til ordreoversigten.

 

 

 

1A. Oprettelse fra kontekst i Unik bolig

Ordrer kan oprettes og redigeres fra en kontekst i UnikBolig, og alt efter hvilken kontekst ordren oprettes fra medsendes oplysninger til ordren.

Lejer: Der oprettes en ny ordre fra knap Lejer | Funktion | Opret rekvisition eller fra Lejer | Diverse | Rekvisition | Opret. Oprettelse i Unik drift startes når der trykkes på knappen. Ved oprettelsen er Finansenhed og Tilknytning allerede udfyldt.

Lejemål: Der oprettes en ny ordre fra Lejemål | Rekvisition | Opret. Oprettelse i Unik drift startes når der trykkes på knappen. Ved oprettelsen er Finansenhed og Tilknytning allerede udfyldt.

Ejendom: Der oprettes en ny ordre fra Ejendom | Rekvisition | Rekvisitioner | Opret. Oprettelse i Unik drift startes når der trykkes på knappen. Ved oprettelsen er Finansenhed og Tilknytning allerede udfyldt.

Aktivitet: Der oprettes en ny ordre fra aktiviteten på en ejendom fra Ejendom | Drift og vedl. | Aktiviteter | Opret ordre. Oprettelse i Unik drift startes når der trykkes på knappen. Ved oprettelsen er Finansenhed og Aktivitet allerede udfyldt. Aktiviteten afleder de samme felter som beskrevet i ovenstående.

Der oprettes også ordrer fra en aktivitet på Ejendom | Drift og vedligehold | Aktiviteter | Opret ordre med udfyldelse af de samme felter som fra aktivitet på ejendommen.

Sager: Der oprettes en ny ordre fra sag på Sag | Sag | Opret ordre. Oprettelse i Unik drift startes når der trykkes på knappen. Ved oprettelsen er Finansenhed og Sagsnummer allerede udfyldt.

Ordre oprettes også fra Sag | Økonomi | Rekvisitioner | Opret med samme felter udfyldt under oprettelsen.


 

Redigering af ordre

Efter en ordre er oprettet kan ordren redigeres. Redigeringen startes enten fra oversigten af åbne ordrelinjer eller fra en kontekst i UnikBolig.

Efter ordren er oprette kan den efterfølgende redigeres hvis der er oplysninger der har ændret sig. Der er ikke en visningside, så hvis brugeren har behov for at se alle detaljerne på ordren, er det også i redigeringstilstanden der gøres.

Alt efter hvor en ordre er i arbejdsprocessen er der muligt at redigere forskellige felter.

01 |   Rediger ordre

Åbne ordrelinjer

Fra Unik Drift dobbeltklikkes på en ordrelinje på oversigten af åbne ordrelinjer for at åbne ordren i redigeringstilstand.

 

Kontekst i UnikBolig

Fra Unik Bolig vælges knappe Rediger på Rekvisition efter valg af en rekvisition.

 

De forskellige kontekster er:

·          Lejer | Diverse | Rekvisition

·          Lejemål | Rekvisition

·          Ejendom | Rekvisition

·          Sag | Økonomi | Rekvisitioner

·          Rekvisition | Oversigt | Vis Rekvisition

·          Generelt | Workflow/erindringer | Workflow indbakke | Vælg workflow | Naviger | Rekvisition

 

 

 

02 |  Rediger ordrehoved

Stamoplysninger for hele ordren

Rediger

Fra Unik Drift dobbeltklikkes på en ordrelinje på oversigten af åbne ordrelinjer for at åbne ordren i redigeringstilstand.

 

Finansenhed

Finansenhed er som udgangspunkt det eneste felt der ikke kan redigeres.

 

 

 

03 |  Tilføj, kopiere og slet linjer

Linjer kan tilføjes, kopieres og slettes i redigeringstilstand.

Tilføj og kopier linje

Det er muligt at oprette nye og kopier eksisterende linjer.

Slet linje

Disse linjer kan slettes før ordren gemmes. Det er ikke muligt at slette en linje som allerede er gemt. Det betyder også at de linjer der allerede er oprettet før redigeringen ikke kan slettes.

 

 

04 |  Luk og åben linje

En linje på ordren kan have status Åben og Lukket. På hver linje er der en toggleknap der viser status på linjen. Linjen ændrer status ved at klikke på toggleknappen.

Luk linje

Ved tryk på en toggle der har status Åben ændres status til Lukket. Hvis den sidste linje på ordren lukkes, så lukkes hele ordren automatisk.

 

Hvis en ordrelinje har status Lukket, så er det ikke muligt at redigere i felterne på ordrelinjen.

Åben linje

Ved tryk på en toggle der har status Lukket ændres status til Åben. Hvis alle linjer er lukkede og en linje åbnes, så åbnes ordren automatisk.

 

 

05 |  Luk og åben ordre

En ordre kan have status Åben, Lukket og Annulleret. Status på ordren ses sammen med de øvrige oplysninger om ordren øverst i stamoplysningerne. Statussen ændres mellem Åben og Lukket ved at redigere stamoplysningerne og bruge toggleknappen.

Luk ordre

Ved tryk på en toggle der har status Åben ændres status til Lukket. Hvis den sidste linje på ordren lukkes, så lukkes hele ordren automatisk.

 

Hvis en ordrelinje har status Lukket, så er det ikke muligt at redigere i felterne på ordrelinjen.

Åben ordre

Ved tryk på en toggle der har status Lukket ændres status til Åben. Hvis alle linjer er lukkede og en linje åbnes, så åbnes ordren automatisk.

 

 

06 |  Annuller ordre

En ordre kan annulleres, hvis den ikke skal behandles. Det kan være en fejloprettelse eller en ordre der aldrig blev til noget. En annulleret ordre kan ikke ændres efterfølgende, hverken status eller felter.

Annuller købsordre

Knappen Annuller købsordre sætter ordrens status til Annulleret.

 

 

07 |  Redigering af felter på linjer

Som udgangspunkt kan alle felter undtagen Finansenhed redigeres når ordren eller ordrelinjen har status Åben.

Der er dog tilfælde hvor nogle af felterne ikke kan redigeres, da felterne er anvendt i forbindelse med en arbejdsproces.

Ordre sendt

Når en ordre er sendt til en kreditor, kan alle felter redigeres undtagen felterne Kreditor, Regnskabsdato og leveringsadresse.

Ordre faktureret

Når der er faktureret på en ordre, kan der kun redigeres i felterne Ansvarlig, Emne, Leveringsadresse og Bemærkning.

Ordre sendt og faktureret

Når en ordre er både sendt og faktureret på er det kun muligt at redigere i felterne Ansvarlig, Emne, Bemærkning.

 

 

08 |  Gem ændringer

Hvis der er ændret i nogle af felterne på ordren, er det muligt at gemme ordren ved valg at knappen Gem Ordre. Efter valget bliver brugeren på redigersiden og kan fortsætte redigering af andre oplysninger eller sende ordren til leverandøren.

Gem ændringer

Gemmer den redigerede ordre

 

 

09 |  Send ordre

Send fungerer på samme måde som under oprettelse af ordren, og beskrives ikke yderligere her.

Send

Sender mail til kreditor og ansvarlig.

 

10 |   Dubler ordre

Du kan dublere en ordre, så du ikke behøver at oprette en ordre fra bunden, hvis oplysninger på den nye ordre svarer originalens oplysninger. Efter oprettelse af den nye ordre kan oplysningerne så tilrettes før ordren oprettes.

Processen er at du åbner en eksisterende ordre, og vælger knappen Dubler købsordre. Herefter vælger du om ordren skal oprettes i indeværende regnskabsår eller næste regnskabsår, og der vælges Dubler købsordre.

Indeværende regnskabsår

Hvis der er valgt Indeværende regnskabsår, så oprettes ordren med Forventet bogføringsdato til den samme som den oprindelige ordre. Hvis datoen er før dags dato, så viser datofeltet at det skal ændres til en gyldig dato, da ordren ikke kan oprettes med en dato før dags dato.

Næste regnskabsår

Hvis der er valg Næste regnskabsår oprettes ordren med Forventet bogføringsdato det samme som den oprindelige ordre + 1 år. Hvis der ikke er oprettet et regnskab eller budget for næste år vises en besked på skærmen. Hvis der var en aktivitet på ordren og aktiviteten ikke eksisterer i det næste regnskabsår så nulstilles aktivitetsfeltet og der kan vælges en anden aktivitet hvis det ønskes.

 

11 |    Send ordre

Du kan nu administrere dokumenter på ordren, så det er muligt se, åbne, vedhæfte og slette dokumenter på ordren. For at administrere dokumenterne skal sidepanelet for dokumenter åbnes. Det kan kun gøres på en ordre under redigering. Dokumenterne vises ved klikke på papirklipsen i øverste venstre hjørne og dokumentpanelet lukkes igen ved at vælge x ved siden af overskriften Dokumenter.

Sidepanet åbnes og de tilknyttede dokumenter kan ses. Der er to sektioner i sidepanelet til dokumenter: Udgående og Øvrige bilag.

De udgående er bilag som er vedhæftet mailen som er sendt til kreditor. De vedhæftes med den notetype der er valgt under forretningsgangen Rekvisitioner. Det er derfor vigtigt at denne indstilling er sat op.

De øvrige bilag er noter som enten er oprettet af systemet, som f.eks. OIO’en og mailen til kreditor, eller dokumenter som er manuelt tilknyttet ordren.

Du kan selv tilknyttet dokumenter med at vælge plusset (+) under Øvrige bilag. Så åbnes en dialog hvor du angiver en notetype og vælge den fil som du vil tilknytte.

 

De tilknyttede dokumenter kan slettes ved at vælge skraldespanden ud for den enkelte note. Det kræver en bekræftelse før dokumentet slettes.

Proces bar

Du kan se hvor langt du er i købsprocessen på en ordre. Procesbaren vises på ordren i et bånd under stamdata, hvor det er Købsordre er der vist som aktiv på ordrebilledet.

Købsordrens status er vist med en cirkel, hvor en åben cirkel viser at ordren er under oprettelse, en halvcirkel viser at ordren er oprettet og en fuld cirkel med flueben viser er ordren er sendt, lukket eller annulleret.

Ordre med godkendelsesworkflow

Når der er opsat godkendelsesworkflow, er processen med afsendelse og redigering af ordren anderledes. Når ordren oprettes sættes godkendelsesworkflows automatisk til 1. trin, og der kommer en meddelelse om at ordren er sat i workflow.

Der er ingen send mulighed under oprettelse af ordren, da ordren ikke er godkendt under oprettelsen.

Godkendelsesstatus og brugerinitialer på næste godkender vises på ordreoversigten og i redigeringstilstanden af ordren under rekvisitionsoplysningerne.

Efter ordren er sat i godkendelsesworkflow kan felterne på ordren ikke redigeres.

Det er ikke på nuværende tidspunkt muligt at godkende workflows i Unik Drift. Det skal foregå i UnikBolig eller i indbakken i webløsningerne.

Efter ordren er blevet godkendt kan den sendes til leverandøren med Send-knappen i redigeringstilstand.

 

 

Lejerordre

En lejerordre er en ordre som lejeren skal betale i næste huslejeopkrævning. Lejeren skal være en boende lejer. For at danne en lejerordre skal ordren oprettes med få andre felter end en driftordre som er behandlet i det foregående.

For at ordren bliver en lejerordre skal Udgiften afholdes af være Lejer. Det medfører at der skal udfyldes et nyt felt i forhold til driftsordren. Det nye felt Opkrævningstype indeholder de opkrævningstyper der findes i systemet.

Tilknytningen skal være en nuboende lejer.

De øvrige felter udfyldes efter behov som på en driftsordre.

 

01 |   Lejerordre

Udgiften afholdes af

Her vælges Lejer, som skal afholde udgiften.

 

For at danne en lejerordre skal tilknytningen være en nuboende lejer.

 

 

Tilknytning

Der kan vælges en tilknytning til ordrelinjen. Der vises kun lejere i tilknytningsfeltet. Der skal vælges en nuboende lejer for at oprette en lejerordre.

 

Når tilknytningen er en lejer, så findes kontaktoplysninger på lejeren ved at trykke på (i) over feltet. Herfra kan der ringes eller mailes til lejeren, hvis der f.eks. er Skype eller Outlook på pc’en.

 

Opkrævningstype

Der kan søges på nummer og navn i feltet. Vælg den opkrævningstype som skal anvendes til opkrævning af kunden.

Kontonummer

Kontonummeret kan blive automatisk udfyldt på lejerordren, men det er muligt at vælge en anden konto.

 

Det er kun konti med Anvendelsestype Lejerkonti og Anvendelsestype Restance der kan vælges imellem.

 

Den automatisk udfyldelse findes ud fra følgende prioritering fra opsætninger i UnikBolig:

1.     Kontonummeret findes på opkrævningstypen. Konto Modkontonr. under Bogføring | Konto anvendes.

2.     Kontonummeret findes på ejendommen. Kontoen Restancekonto nuboende under Stamdata | Bogføring anvendes.

 

 

Fraflytterordre

En fraflytterordre er en ordre som lejeren skal betale en flytteopkrævning. Lejeren skal være fraflytter for at der kan oprettes en fraflytterordre. For at danne en fraflytter ordre skal ordren oprettes med få andre felter end en driftordre som er behandlet i det foregående.

For at ordren bliver en fraflytterordre skal Udgiften afholdes af være Lejer. Det medfører at der skal udfyldes et nyt felt i forhold til driftsordren. Det nye felt Opkrævningstype indeholder de opkrævningstyper der findes i systemet.

Tilknytningen skal være en lejer med status Fraflytter.

De øvrige felter udfyldes efter behov som på en driftsordre.

 

01 |   Fraflytterordre

Udgiften afholdes af

Her vælges Lejer, som skal afholde udgiften.

 

For at danne en fraflytterordre skal tilknytningen være en lejer med status fraflytter.

 

 

Tilknytning

Der kan vælges en tilknytning til ordrelinjen. Der vises kun lejere i tilknytningsfeltet. Der skal vælges en lejer med status Fraflytter for at oprette ordren.

 

Det kan ikke umiddelbart ses af listen at det er en fraflytter, men hvis en lejer er en fraflytter vises en tekst under feltet, som oplyser om at det er tilfældet.

 

Når tilknytningen er en lejer, så findes kontaktoplysninger på lejeren ved at trykke på (i) over feltet. Herfra kan der ringes eller mailes til lejeren, hvis der f.eks. er Skype eller Outlook på pc’en.

 

Opkrævningstype

Der kan søges på nummer og navn i feltet. Vælg den opkrævningstype som skal anvendes til opkrævning af kunden.

Kontonummer

Kontonummeret kan blive automatisk udfyldt på lejerordren, men det er muligt at vælge en anden konto.

 

Det er kun konti med Anvendelsestype Lejerkonti og Anvendelsestype Restance der kan vælges imellem.

 

Den automatisk udfyldelse findes ud fra følgende prioritering fra opsætninger i UnikBolig:

1.     Kontonummeret findes på opkrævningstypen. Konto Modkontonr. under Bogføring | Konto anvendes.

2.     Kontonummeret findes på ejendommen. Kontoen Restancekonto afsluttet flytteopgørelse under Stamdata | Bogføring anvendes.

 

 

Indvendig vedligeholdelse ordre

En Indvendig vedligeholdelses ordre er en ordre som betales over den indvendige vedligeholdelses konto på lejemålet. For at danne en Indvendig vedligeholdelses ordre skal ordren oprettes med få andre felter end en driftordre som er behandlet i det foregående.

For at ordren bliver en Indvendig vedligeholdelses ordre skal Udgiften afholdes af være Indvendig vedligeholdelse. Det medfører at der skal udfyldes et nyt felt i forhold til driftsordren. Det nye felt Opkrævningstype indeholder de opkrævningstyper der findes i systemet.

Tilknytningen skal være et lejemål.

De øvrige felter udfyldes efter behov som på en driftsordre.

 

01 |   Indvendig vedligeholdelse ordre

Udgiften afholdes af

Her vælges Indvendig vedligeholdelse, så udgiften kan afregnes på indvendig vedligeholdelseskontoen.

 

For at danne en Indvendig vedligeholdelses skal tilknytningen være et lejemål.

 

Tilknytning

Der kan vælges en tilknytning til ordrelinjen. Der vises kun lejemål i tilknytningsfeltet.

 

Hvis beløbet overskrider hvad der er rådighedsbeløbet på lejemålet vises en advarsel under feltet. Det er stadig muligt at oprette ordren.

 

Opkrævningstype

Hvis forretningsgangen Rekvisition har udfyldt 07.05 Opkrævningstypenr. til kontoanvendelse på rekvisition, så vælges denne opkrævningstype som standard.

 

Det er muligt at vælge en anden opkrævningstype. Der kan søges på nummer og navn i feltet. Vælg den opkrævningstype som skal anvendes til opkrævning af kunden.

Kontonummer

Det er kun konti med Anvendelsestype Lejerkonti og Anvendelsestype Restance der kan vælges imellem.

 

Hvis forretningsgangen Rekvisition har udfyldt 07.04 Konto for rekvisitioner oprettet på indvendig vedligehold, så vælges denne konto som standard.

 

Det er muligt at vælge en anden konto.

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem