Kreditor

Best practice – Kundeguide

Kreditor

 

 


Processen i overordnede træk

I kreditormodulet opretter du alle leverandører og styrer hvilke finansenheder, der må bruge hvilke leverandører. Og du udpeger hvilke bankkonti, der må dannes betalinger fra.

 

Processen omkring kreditorbetalinger falder i to dele:

·          Du skal have oprettet likvidkonto, betalingsformidler og kreditor (trin 1 – 3)

·          Når det er på plads, kan du koncentrere dig om selve bogføringsprocessen (trin 4 – 6)

 

 

De seks trin

1.    Opret likvidkonto for hver bankkonto, du vil kunne betale fra

2.    Opret betalingsformidler for hvert pengeinstitut, du vil danne kreditorbetalingsfil til

3.    Opret kreditor med stamdata, fx kontaktoplysninger, betalingsbetingelser, FIK-nr./bankkonto mv.

4.    Bogfør faktura

5.    Udfør kreditorbetalingsguide

6.    Upload din betalingsfil på bankens netbank

 


Processen illustreret

01 |  Angiv de finansenheder du vil danne kreditorbetalinger fra og den bankkonto, du vil bruge.

02 | Angiv hvilken bank, der skal foretage betalingen og det filformat, din bank bruger.

03 |  Angiv hvem, der skal have pengene.

04 | Bogfør faktura på kreditor.

05 |  Start kreditorguiden og lav en betalingsfil.

06 | Upload din fil på din netbank.

 

 

 


 

Du skal være opmærksom på, at vi i Unik Bolig opererer med to kreditortyper:

Standardkreditor

En standardkreditor opretter du overordnet. Du kan så knytte din standardkreditor til en finansenhed på et eller flere specifikke selskaber / ejendomme = optræder så som enhedskreditor for den finansenhed / ejendom / selskab.

 

Enhedskreditor

Hvis du skal bogføre en faktura fra en leverandør, som ikke er i Unik Bolig, kan du også starte med at oprette denne leverandør som enhedskreditor, kun lige til denne finansenhed – til brug for denne specifikke bogføring. Du kan senere oprette leverandøren som en standardkreditor, hvis det er en leverandør, du vil bruge igen.

 

 

 

Forudsætninger for at bruge kreditormodulet i Unik Bolig

·          Du skal have købt og installeret kreditormodulet

·          Du skal have opsat forretningsgangen til kreditorbetalinger

·          Du skal have oprettet nummerserie på finansenhederne og/eller guidenummerserie

 

 


 

Menupunkter i kreditormodulet

Overblik over de menupunkter, der ligger under Kreditor

Kreditor

 

 

Kreditorkontokort

 

Se bevægelser på en bestemt kreditor, evt. pr. finansenhed.

Kreditor

Standardkreditor

Kreditors stamoplysninger

(Opret standardkreditor – og tilknyt evt. som enhedskreditor på selskabs-/ejendomsniveau)

Enhedskreditor

Kreditors stamoplysninger, men tilpasset den enkelte finansenhed, fx tilretning af betalingsbetingelser.

Kreditoroprettelse –
samtlige finansenheder

Anvendes ikke

Kreditorbetalinger

 

Send bogførte fakturaer til betaling i banken via denne guide

Værktøjer

Kreditorafstemning

Afstem saldi mellem kreditormodul og finansmodul

Godkend oprettelser og ændringer

Sikkerhed for, at en bruger ændrer kreditoroplysninger korrekt

Gendan fil/kvittering

Her kan du gendanne din betalingsfil

Ejendom kontakter fra kreditor

Anvendes ikke

Udskrifter

Forfaldsliste - kreditorer

Udskrift over forfaldne poster pr. kreditor eller pr. finansenhed

Saldoliste - kreditorer

Udskrift med saldo pr. kreditor pr. en given dato

Kreditorkontokort

Udskrift med bevægelser pr. kreditor for en given periode

Likviditetsoversigt

Anvendes ikke

Standardkreditoroversigt

Overblik over tilføjelser på enhedskreditorerne ift. standardoprettelsen

Kreditoroversigt

Oversigt over enhedskreditorer pr. finansenhed

Kreditorhistorik

Logning af ændringer på kreditor

Ændringsoversigt

Logning af ændringer på kreditor

Branchekode

Anvendes ikke

Tilpasning

Arbejdsart

Anvendes ikke

Branche

Anvendes ikke

De enkelte trin

01 |   Opret likvidkonti, du vil betale fra

NB Likvidkontoen er den bankkonto, som du ønsker at betale dine leverandørfakturaer fra.
Du skal oprette en likvidkonto for hver enkelt af de finansenheder, du vil betale leverandørfakturaer fra.

 Finans | Likvidkonti | Likvidkonti

Stamdata

Udfyld felterne:

*        Finansenhed (vælg den finansenhed, hvorfra du ønsker at kunne betale en leverandørfaktura fra)

*        Konto (som standard 78510 – ellers det kontonummer du ønsker at kunne betale en leverandørfaktura fra)

*        Pengeinstitut (bankens navn)

*        Reg.nr./Bankkonto (registreringsnummer og bankkontonummer)

*        Status skal sættes til Aktiv

 

Hvis du vil betale leverandørfakturaer fra én og samme bankkonto i et selskab med underliggende ejendomme / afdelinger, skal du have opsat automatisk mellemregning mellem ejendommenes (afdelingernes) finansenheder og selskabets finansenhed. Efterfølgende skal du så kun oprette en likvidkonto i selskabets finansenhed.

 

 

02 |  Opret betalingsformidlere (de pengeinstitutter, du vil betale fra)

NB Indledende skal du:

a. Oprette en mappe, hvor du kan gemme betalingsfilerne. Mappen kaldes typisk Kreditorbetalinger.

b. Have styr på hvilket bankformat, dit pengeinstitut bruger.

 

Hvis I bruger flere pengeinstitutter, skal du oprette en betalingsformidler for hvert pengeinstitut.

Du skal oprette en betalingsformidler for hver bank, du skal kunne sende en kreditorbetalingsfil til. Der er som standard oprettet betalingsformidlere, du kan bygge videre på, alternativt opretter du dem forfra.

 

 Finans | Likvidkonti | Betalingsformidler

Betalingsformidler

Udfyld felterne:

*        Navn (bankens navn)

*        Filplacering (den oprettede mappe Kreditorbetalinger)

*        Formidlerprioritet (for almindelige danske kreditorer sættes prioritet til 2)

*        Type (her vælges Kreditorbetaling)

*        Betalingsmetode (valget af betalingsmetode bestemmer hvilket filformat kreditorbetalingsfilen dannes i. Hvis banken ikke har sit eget format (som fx Danske Bank eller Nordea, kan du på bankdata.dk, bec.dk eller sdc.dk på en kundeoversigt se, hvilket format, de forskellige banker bruger)

Likvidkonti

Når du har oprettet likvidkonto og betalingsformidler, skal du knytte dem sammen. Likvidkontoen i én finansenhed knyttes sammen med en betalingsformidler (formidlernavn).

*        Markér din finansenhed i listen og klik på knappen Opret.

*        Indtast bogføringskonto 78510 (eller den konto, der er oprettet som likvidkonto på finansenheden)

*        Vælg formidlernavn og klik OK.

 

 

 

03 |  Opret standardkreditor

 

Forudsætninger

I menuen Filer | Indstillinger | Kreditor sætter du standardværdier op for din kreditoroprettelse. Du kan fx påføre en standardværdi for betalingsbetingelser, som kan overstyres ved oprettelse af en kreditor.

Som standardtekst på faktura skriver du >71<@. En standardkreditor foreslås så at have betaling via en FI-linje. Hvis en kreditor ønsker en bankoverførsel, overstyres standardteksten ved oprettelsen.

 

  Kreditor | Kreditor | Standardkreditor (Ctrl + Shift + S)

 Stamdata

*        Kreditor (her skriver du et kreditornummer – typisk kreditors CVR-nr.)

*        CVR-nr. (gentages her)

Fakturering

*        Tekst ved fakturering
Ad b. Udfyld med F (Faktura), hvis du betaler med en bankoverførsel.
Betaler du via FI-linje, skriver du ikke noget og bevarer så standardopsætningen på den aktuelle kreditor.

Betaling

*        Betalingsbetingelse (denne vælges for kreditoren)

*        Bankregnr. (udfyld med kreditors bankkontonummer ved bankoverførsel, ellers tomt)

*        FI-kreditornr. (udfyld med kreditors FI-kreditornummer (8-cifret startende med et 8-tal) ved overførsel via FI-linje, ellers tomt)

*        Vælg Adviseringskode via kontoudtog i sidste linje

Kontakter

Opret kontaktoplysninger på ny kreditor: CVR-nr, navn, adresse, telefonnummer, mail mv.)

Finansenheder

Tilknyt den eller de finansenheder, der må bruge denne kreditor

 

 

04 |  Bogfør en faktura

NB Der skal være oprettet en kreditorsamlekonto i Unik Bolig, og den skal være valgt i bogføringsgruppen Kreditor.

 

  Finans | Bogføringskladde (Ctrl + Shift + K)

Stamdata

Vælg bogføringskladde: Standard Finanskladde – Bogføringstype

Bogføringskladde, indtastning

*        Første linje skal være samlekontoen for kreditor (bogføringstype K)

*        Herefter udgiftskonto

*        Hvis du har modkonto sat op fx til moms, skal bogføringen foregå på to linjer

*        Streng udfyldes med kreditornummer

*        Herefter udfyldes Kreditor Info-vindue med fakturanummer

*        Tekstkolonnen udfyldes med FI-linje eller fakturanummer, jf. ovenfor

*        Udgiftslinjen herefter udfyldes som vanligt

 


 

05 |  Opret kreditorbetalinger (guide)

Guiden her danner en betalingsfil til de banker, der skal sikre betaling via Netbank.

 

  Kreditor | Kreditorbetalinger (ALT + K +B)

Forretningsstatus

Har du ikke-udførte guider liggende i Unik Bolig, listes de her.

 

*        Klik Næste / markér den guide, du vil fortsætte og klik Næste

Afgrænsning

*        Dato til udfyldes (alle forfaldne fakturaer til og med dato medtages)

*        Du kan yderligere afgrænse, hvis du ikke vil sende alle kreditorposter til betaling i bankerne

 

NB Samlede betalinger for kreditorer bruges til at samle betaling og bogføring pr. finansenhed og pr. kreditor. Betales der via FI-kort, har feltet ingen virkning.

Manuel udligning

Udligning af åbentstående poster, hvis du fx har kreditnotaer liggende, du ikke har fået udlignet

Mellemregning

Med speciel opsætning kan du få mulighed for at udligne mellem juridiske enheder, så en kreditnota i én enhed kan udligne en faktura i en anden enhed

Betalinger

Liste over poster, der ligger til betaling. Du kan fjerne poster, du ikke vil have med.

 

*        Klik Marker poster til betaling

*        Markér dem, du ikke vil betale og klik på knappen Funktioner/Fjern post fra kørsel

Bogføring

*        Klik på knappen Bogfør (betalinger bogføres med bogføringsdato svarende til betalingsdatoen)

Filgenerering

*        Klik Opret fil til betalingsformidler (filer dannes nu i Kreditorbetalinger-mappen)

Likviditetsoversigt

Anvendes ikke

Meddelelser

Hvis der er fejl i kørslen, listes de her.

 

 

06 |  Upload betalingsfil(er)

Indlæs betalingsfilerne på bankens netbank.

Alt efter hvilken bank, du bruger, er der forskel på, hvordan du uploader filen. Kan du ikke uploade din fil, skal du kontakte netbankens support.

 

 

 

 

 

Tips & tricks
Du kan bogføre en faktura uden at betale den – når du er i bogføringsbilledet, kalder du boksen frem med Ctrl + R.
Udskriv en liste til din revisor pr. kreditor eller pr. finansenhed via menuen Kreditor | Udskrifter | Saldoliste kreditorer
Vil du rette bogføringsteksten på kreditorkontokortet, skal du dobbeltklikke på den post, du vil rette.
Vedligehold udligninger på kreditor: På kontokortet Standardniveau, Enhedsniveau og på det almindelige kontokort kan du klikke på knappen Følg transaktion, vælg Udligninger og Vedligehold udligninger (du kan også højreklikke på kontokortet).
Du kan sende mail til din kreditor inde fra kontakter ved at klikke Ctrl + E.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Alt + K + K + S

Åbner standardkreditor

Hvad nu hvis jeg vil...

Rette udligninger (kreditnota udligner ikke den rigtige faktura)

1. Højreklik på en af poster på kreditorkontokort2. Udligninger -> Vedligehold udligninger3. Markér ”Vis alle poster”4. Højreklik på kreditnotapost (højre side)5. Slet udligning6. Markér den rigtige faktura, som skala udlignes7. Højreklik og Udlign

Se åbne poster

Gå i menuen Kreditor | Værktøjer | KreditorafstemningKan vise åbne poster på:• alle finansenheder og kreditorer, hvis man ikke indtaster fi-nansenhed• den eller de valgte finansenheder og kreditorer, hvis man ind-taster finansenheder fra / til• alle åbne poster i den indtastede periode uden åbningssaldo, hvis man markerer ”Afstem kun perioden: Der ses bort fra po-ster før startdato”.

Se åbne poster

Gå i menuen Finans | Værktøjer | Regnskab, afstemningDu kan afgrænse på finansenhedsgruppe, sumenhed eller finansen-hed. (Finansenhed giver godt overblik).1. Udfyld felt Finansenhed, og Finansenhed til, samt felt Regn-skab pr. – her skal der være denne dato, som er slutdato for søgeperioden.2. Dobbeltklik på ”Kreditorkonti, Kreditor”, så du flytter den fra kolonnnen Tilgængelige delområder til Valgte delområder. 3. Ude til venstre vælger du fanen Konti for at få saldo på kredi-torsamlekonto i perioden.4. I fanen Specifikation får du saldi på alle kreditorer for denne finansenhed.5. I fanen Skyldig saldo får du en specifikation af fakturer og kre-ditnotaer på hver kreditor, hvis der er en skyldig saldo på kre-ditoren. Der er mange hjælpsomme kolonner, f.eks. betalingsdato eller udlig-ningsdato, hvis betaling eller udligning sker efter den valgte periodes slutdato. Du kan også se, om kreditnotaer blev udlignet rigtigt og kor-rekt.Man kan udskrive denne liste (til printeren eller pdf) eller kopiere den til Excel – ligesom i andre steder i Unik Bolig.

Gendanne kreditorbetalingsfil eller en del af en fil til en eller flere banker

Kreditor | Værktøjer | Gendan fil / kvittering

Bruge en anden bogføringskladde:

Der er som standard to kassekladder, du kan vælge mellem. Du kan enten bruge:• StandardFinanskladde – Finanstype• Finanskladde – Bogføringstype.

Vide hvad kan jeg se i kreditorkontokortet:

1. Shift + Ctrl + i åbner kreditorkontokortet.2. dobbeltklik = redigér post3. ’følg transaktion’-knap = se hvor i finans posten ligger4. se valuta via knappen Vis /Valuta5. se dimensioner via knappen Vis/Dimension

Se kreditorkontokort mens jeg bogfører faktura i bogføringskladde

Stil musen i kolonne Streng, hvor der blev indtastet kreditornummer, og Ctrl + K

Betale kun en del af fakturabeløb

Gå ind på kreditorkontokort, dobbeltklik på denne faktura, som skal delvist betales, indtast ønsket beløb til betaling i felt ”Betal beløb”

Ikke betale kreditorfaktura, men den er bogført og afventer en kreditnota

Gå ind på kreditorkontokort, dobbeltklik på denne faktura, som ikke skal betales, åbn pilen ved ”Afvent” felt, vælg ”afventer kreditnota”. Du må skrive i Kommentar felt, hvem du har aftalt det med, f.eks. kreditorens inspektør eller debitorafdeling.

Vide hvorfor der er nogle af kreditorerne, der ikke medtages i Kreditorbetalingsguiden

1. Tjek om der er ændringer på kreditorer, du mangler at godkende under Kreditor | Værktøjer | Godkend oprettelser og ændringer.2. Tjek på kreditorkontokort, om der ikke blev bogført kreditnota, som udligner faktura3. Tjek om betalingsdato er senere end afgrænsningsdato angivet i guiden

Se en afstemningsliste i regnskabsår (liste kan sagtens sendes til revisor)

1. Finans | Værktøjer | Regnskab, afstemning 2. Indtast ønsket Finansenhed, og til, samt Regnskab pr.3. Flyt Kreditorkonti, Kreditor over til højre4. Vælg ”Konti” fra liste til venstre for at se saldo på kreditor sam-lekonto5. Vælg ”Specifikation” for at se saldi på hver kreditor6. Vælg ”Skyldig saldo” for at se alle poster; kolonne Udlignet da-to viser, hvornår faktura blev udlignet af kreditnota eller hvor-når betaling er foregået