Fælles postkasse

Best practice – Kundeguide

Fælles postkasse

 

 


Processen i overordnede træk

Outlook giver problemer, når man vil sende mange mails på én gang, derfor har vi lavet en funktion i Unik Bolig, vi kalder Fælles Postkasse.

Alle breve, der dannes i Unik Bolig, sendes nu via Fælles Postkasse. Udover at sende post kan du også se al planlagt og udgående post og søge i afsendt post – uanset om du sender via e-Boks, mail, eller har sendt til print. Du kan se mere om fordele og funktioner i guiden Administratorvejledningen til Fælles Postkasse.

 

01 |   Medier

Hver af dine brevskabeloner er sat op med en prioriteret rækkefølge af medier som Unik Bolig vil bruge, når du vil sende post. Unik Bolig understøtter:

a.         E-Boks

b.         E-mail

c.         Fjernprint

d.         Lokalprint

 

 

Fælles Postkasse

Vil du tjekke, hvad du har sendt, er det altså ikke længere i Outlook, men i Fælles Postkasse, du skal tjekke. Du finder Fælles Postkasse i Unik Bolig i menuen Generelt | Fælles Postkasse.

 

01 |   Postmapper

Strukturen i Fælles Postkasse ligner strukturen i Outlook. I din mappestruktur har du:

Planlagt - når post ligger klar til næste planlagte afsendelse.

I kan sætte jeres brevskabeloner op til at sende breve på bestemte tidspunkter, så I kan gennemse jeres post, før I sender.

Ulempen er, at der kan opstå kø, fordi alles planlagte breve bliver sendt på de samme faste tidspunkter – kl. 13.00, kl. 17.00 og kl. 21.00 på hverdage.

Pauset – når post manuelt er pauset af brugeren.

Du kan pause dine breve, men skal så flytte dem manuelt fra pauset til planlagt, når du vil have dem sendt.

Fejlet – hvis forsendelser fejler under afsendelse.

Fejler dine breve inde fra Unik Bolig, bliver de automatisk lagt i mappen Fejlet. Der popper samtidig en fejlbesked op under hovedmenuen i Unik Bolig. Fra fejlbeske-den kan du gå direkte til Fælles Postkasse, hvor du i højre side kan klikke på fanen Detaljer og tjekke, hvorfor brevene fejlede.

Når du har rettet fejlen, sender du via Send-knappen.

Udbakke – Afsendelser der er i gang med at blive sendt.

Sendt – Afsendelser der er sendt.

Bemærk at afsendte breve ikke kan ændres eller slettes – kun udskrives til printer.

Slettet – Breve der er slettet af bruger inden afsendelse.

Du kan flytte dine slettede breve til mappen Planlagt, hvis du alligevel vil sende dem.

 

 

02 |  Indholdsvisning

I højre side har du tre faner Brev, Detaljer og Historik.

 

Brev: Her kan du du se brevets brødtekst og eventuelle bilag. Du kan åbne bilag ved at klikke på filnavnet. Hvis du peger på modtageren i Til-feltet (her Marlene Hestager), får du en alt-tekst med flere oplysninger om din modtager.

Detaljer: Her kan du se detaljer om din forsendelse – fx kvittering (id) fra e-Boks. Det er også her, du ser uddybende information i tilfælde af fejl.

Historik: Se hvilke handlinger der er blevet foretaget pr. forsendelse, af hvem og hvornår.

 

03 |  Arkivering

Når dine breve er sendt og flyttet til Sendt-mappen i Fælles Postkasse, bliver de arkiveret i Unik Bolig.

Fra Fælles Postkasse kan det i listen – under kolonnen Tilknytning ses, hvor brevet er arkiveret – f.eks. vha. en lejernøgle.

 

 

Brevet arkiveres under mappen Noter på det kartotek, som er valgt under udskrift.

Når afsendelsen er arkiveret, kan man både i Fælles Postkassen og på den enkelte note se oplysninger om selve afsendelsen. Her ses det under mappen Stamdata 2 på noten (dobbeltklik på noten for at få flere oplysninger).

 

Hvis du ønsker at se den sendte mail, skal du se under fane 4 Noter. På kartoteket (lejeren, ejendommen) markerer du den note, du vil se og vælger Vis note.

Inde fra selve noten kan du klikke Åbn-knappen, så åbner den sig som mail inklusiv eventuelle vedhæftede filer i det mailprogram, du har installeret fx Outlook. 

Breve sendt enten via e-Boks eller fjernprint gemmes altid som pdf-filer. Det vil sige én note indeholder én pdf-fil. Hvis brevene, der er sendt gennem e-Boks eller fjernprint indeholder vedhæftede filer som fx afregninger af strøm/vand, så gemmes disse som undernoter på hovednoten (brevet).

 

Statistik

Det er muligt at eksportere en oversigt over afsendte forsendelser til Excel, hvorefter den kan anvendes til statistik- eller analyseformål.

 Generelt > Værktøjer > Digital post > Forsendelsesstatistik

Klikker du på knappen Eksportér til Excel åbner Excel med resultatet.

Du får ikke de breve med, du har sendt til din lokale printer, men listen indeholder de breve, der er sendt via e-Boks, fjernprint og mail.

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem