Debitor

Best practice – Kundeguide

Debitor

 

 


Processen i overordnede træk

Debitormodulet anvendes til at fakturere alt andet end lejere i Unik Bolig. Det er typisk udgifter til administrations-honorar, viceværtydelser, gebyrer, porto og kopier, som hele ejendommen er fælles om at betale.

Det kan også være, at administrator ønsker at fakturere en ekstern debitor for nogle ydelser, som ikke har noget med administration at gøre. Det kan være kursusvirksomhed, bogsalg, leje af en kran.

I denne kundeguide vil vi lægge størst vægt på at beskrive, hvordan administrators udgifter bliver faktureret ejendommene.

 

Dette er ikke en beskrivelse af den månedlige procedure, men af proceduren ifm. oprettelse af debitor.

Dette er en beskrivelse af hvad der skal oprettes.

1.    Oprettelse af administrationshonorarskabelon

2.    Oprettelse af satser

3.    Løbende omkostninger

4.    Faktureringsguide

5.    Betaling af faktura

6.    Rykkerprocedure

 


Processen illustreret

01 |  Administrator opretter administrationshonorarskabelon på ejendommen med udgangspunkt i administrationsaftalen.

02 | Administrator opretter de nødvendige satser på ejendommen.

Administrator sørger for vedligeholdelse af satserne hvert år.

03 |  Administrator opretter løbende omkostninger på ejendommen. Det kan fx være udgifter til porto, kopier og lign.

04 | Administrator kører faktureringsguiden, som danner fakturaer på baggrund af administrationshonorarskabeloner og omkostninger på ejendommen.

Faktureringsguiden køres hvert kvartal.

05 |  Administrator kører debitorrykkerguiden.

Debitorrykkerguiden køres hver måned.

 

 


 

Menupunkter

Overblik over de menupunkter, der vedrører debitormodulet:

DEBITOR

Fakturering

 

Her kan du danne faktura både til interne og eksterne.

Faktureringsguide

 

Med denne guide dannes fakturaer på baggrund af administrationshonorarskabeloner, oprettede omkostninger samt viderefakturering af opkrævninger på lejere.

Debitorkontokort

 

Her kan du se, hvilke posteringer der ligger på en debitor. Du kan også kontrollere, om debitor har betalt.

Debitor

Standarddebitor

Her kan du oprette eller redigere debitorer.

Enhedsdebitor

Her kan du ændre oplysninger om en debitor, der kun vedrører en bestemt finansenhed

Rykker

 

Her kan du danne rykkerbreve og opkræve rykkergebyrer på debitorer med forfalden saldo.

Vare

Varekontokort

Her kan du se alle posteringer for en bestemt vare. Du kan afgrænse på finansenhed.

Standardvare

Her kan du oprette eller redigere varer.

Enhedsvare

Her kan du ændre oplysninger på en vare, der kun vedrører en bestemt finansenhed.

Opdatering af priser

Her kan du ændre priser på dine varer med en procentsats.

Abonnement

 

Særskilt modul - beskrives ikke i denne kundeguide.

Udskrifter

Forfaldsliste - Debitorer

Anvendes til at få et overblik over hvem der skylder hvad.

Saldoliste - Debitorer

Anvendes til afstemning af debitorsaldi pr. en bestemt dato, f.eks. årsafslutning.

Saldoliste efter rykkerniveau

Anvendes til afstemning af debitorsaldi pr. en bestemt dato, f.eks. årsafslutning. Denne udskrift sorterer efter rykkerniveau.

Omsætningsoversigt

Anvendes til at få et overblik over, hvor meget der er omsat for på en bestemt debitor i en bestemt periode.

Debitorkontokort

Anvendes til at udskrive kontokort for flere debitorer.

Genudskriv faktura/Kreditnota

Anvendes ikke.

Kontoudtog

Anvendes til at udskrive kontoudtog til en debitor.

Debitoroversigt

Udskrift der viser oversigt over debitorer og deres stamoplysninger.

Standarddebitorer

Udskrift der viser en oversigt over alle standarddebitorer, samt eventuelle rettelser der er lavet på enhedsdebitorniveau.

Standardvarer/prisliste

Udskrift der viser en oversigt over alle varer samt priser.

Varesalgsstatistik

Udskrift der viser kostpris, salgspris og avance for varer i en bestemt periode.

Tilpasning

Fakturatype

Her kan du tilpasse dine fakturatyper.

Nummerserie

Anvendes ikke.

 

 

 

Forudsætninger

01 |   Fakturaudsteder

Der er en række oplysninger, du skal oprette på den finansenhed, der skal udstede fakturaer. Gå i menuen:

  Finans | Finansenhed

I mappen Stamdata i venstre side vælger du den relevante finansenhed og under Ejendomsoplysninger udfylder du CVR-nr. og adresseoplysning på fakturaudsteder. Det er disse oplysninger der vil fremgå af fakturaen.

Gå videre til mappen Stamdata2 / Konti / Fakturering. Under Hvis denne finansenhed må udstede/indtægtsføre fakturaer sætter du markering i:

*        Faktura udsteder

*        Bogfør indtægt ved fakturering

 

 

02 |  Fakturamodtager

På samme måde skal du oprette oplysninger på de finansenheder, der skal modtage en faktura. Gå i menuen:

  Finans | Finansenhed

I mappen Stamdata i venstre side vælger du den relevante finansenhed og udfylder CVR-nr. og adresseoplysninger. Det er på baggrund af disse oplysninger, debitoren bliver oprettet. I adressen anføres den økonomiske adresse, som fx kan være c/o xxxx

Gå videre til mappen Stamdata2 / Konti / Fakturering og udfyld i de fire områder:

 

Fakturaudsteder

Finansenhed, udsteder

Vælg den finansenhed der udsteder faktura. Dette vil typisk være finansenheden til administrator.

Debitor

Udfyld finansenhedsnr. for den finansenhed du er på, hvorefter denne automatisk oprettes som debitor.

Finansenhed, indtægt

 

Vælg den finansenhed, hvor indtægten skal bogføres. Typisk samme som Finansenhed, udsteder.

 

Fakturatype, der anvendes ved oprettelse i guiden

 

Faktura

Kreditnota

Omkostninger

3 Fakturering via kreditorbetaling

4 Kreditnota via kreditorbetaling

Adm. honorar

3 Fakturering via kreditorbetaling

4 Kreditnota via kreditorbetaling

Viderefakturering til adm.

3 Fakturering via kreditorbetaling

4 Kreditnota via kreditorbetaling

 

Fakturamodtager

*        Kreditornr, fakturering: Vælg den kreditor, der svarer til finansenhed, udsteder.

 

Hvis denne finansenhed må udstede/indtægtsføre fakturaer

*        De to felter markeres ikke.

 

 

Administrationshonorar

På dine ejendomme skal oprettes administrationshonorarskabeloner. Gå i menuen:

  Bolig | Ejendom

Udfyld selskabsnummer og ejendomsnummer og vælg så mappen Økonomi / Administrationshonorar / Honorar i venstre side. Vælg Opret fra skabelon og vælg skabelon med eller uden afregning og vælg en start dato fx regnskabsårets start.

Stamdata

Alle felter på denne fane udfyldes automatisk da disse hentes fra en skabelon.

Beregning

På denne fane vises de foruddefinerede beregningsmetoder. Tag stilling til hvilke beregningsmetoder, du har brug for i netop din ejendom. Har du f.eks. ikke erhvervslejemål, skal denne beregningsmetode slettes.

Se evt. oversigt over beregningsmetoder nedenfor.

 

 

01 |   Beregningsmetoder

BEREGNINGSMETODE

BESKRIVELSE

EJENDOMSSATS

Adm. honorar boliglejemål

Beregner en sats pr lejemål

Adm. honorar pr. boliglejemål

Adm. honorar erhvervslejemål

Beregner en sats pr. erhvervslejemål

Adm. honorar pr. erhvervslejemål

Adm. honorar % af erhvervsleje

Beregner en procentsats af erhvervslejen

Adm. honorar % af leje

Adm. honorar fast beløb

Fakturerer et fast beløb

Adm. Honorar fast beløb

Adm. honorar øvrige lejemål

Beregner en sats pr. øvrige lejemål

Adm. honorar pr. øvrige lejemål

Viceværtsydelse

Fakturerer et fast beløb

Ad. Honorar fast vicevært

 

Når satserne skal oprettes i kodetabellen, skal kodegruppen administrationshonorar vælges.

 

 

Ejendomssatser

Gå i menuen 

  Bolig | Ejendom vælg mappen Økonomi / Administrationshonorar / Satser i venstre side.

 

Her oprettes de satser, der skal bruges i administrationshonorarskabelonen, se ejendomssatser i punktet Beregningsmetoder ovenfor.

Fx skal du oprette satsen Adm. honorar pr. boliglejemål, hvis dit honorar beregnes med beregningsmetoden Adm. honorar boliglejemål. Du skal indsætte det årlige beløb pr. lejemål ekskl. moms i feltet Sats.

Bemærk, at du skal oprette nye satser, hvis jeres priser ændres. Du skal ikke slette de tidligere oprettede satser, du skal blot oprette en ny sats og indtaste start datoen for denne.

 

Omkostninger

Har du haft udgifter, som f.eks. porto, der skal faktureres til en ejendom, kan du oprette en Omkostning på ejendommen.

Gå i menuen   Bolig | Ejendom

I mappen Økonomi / Omkostninger i venstre side, vælger du Opret.

Registreringsdato

Udfyldes med dagsdato.

Varenr.

Udfyldes med det varenr. der passer til din udgift.

Tekst

Udfyldes automatisk.

Momspligtig

Udfyldes automatisk.

Antal

Her vælger du antal - f.eks. 10, hvis du skal have porto for 10 breve.

Enhedspris

Udfyldes automatisk.

Indtægt finansenhed

Her kan overstyres de standardoplysninger som er indtastet.

Indtægtskonto

Udfyldes automatisk.

Udgiftskonto

Udfyldes automatisk.

Leveringsdato

Her udfylder du dato og tidspunkt for levering af ydelse, f.eks. mødedeltagelse. Felterne er valgfri.

Medtag omkostninger på særskilt faktura

 Her kan overstyres standardinstillinger

Faktura type navn

Her kan overstyres standardinstillinger

Workflow

Her kan vælges workflow som faktura skal sendes i.

 

 

Faktureringsguide

  Debitor | Faktureringsguide

Afgrænsning

Her kan du afgrænse på selskab eller ejendomme du vil fakturere for. Som udgangspunkt laves der ingen afgrænsning, idet alle ejendomme derved beregnes.

Beregn adm. honorer

*        Datointerval for honorar: udfyld med relevant periode

*        Beregn forudbetalt og bagudbetalt honorar: marker Forudbetalt, Afregning markeres kun ved årsafslutning (opkrævning af sidste termin)

*        Beregn aconto og afregning af honorar: marker Aconto

*        Bogføring: udfyldes ikke

*        Tilgængelige honorartyper: Vælg alle honorartyper over til Valgte.

 

Klik på knappen Opret honorar. Vælg Næste.

Beregn omkostninger

*        Datointerval for omkostninger: udfyld med relevant periode

 

Klik på knappen Ajourfør og vælg Næste.

Viderefakturering

Som udgangspunkt faktureres der altid for en periode bagud i tid, da der skal være bogført finansposter, før der kan faktureres. Fx vil rykkegebyret først blive bogført den efterfølgende måned.

 

Klik på knappen Opret viderefakturering. Vælg Næste.

Bogfør faktura

Marker feltet Vis fakturaer der endnu ikke er bogført (evt. fejlet ved tidligere bogføring)

 

Oversigten på denne fane viser de fakturaer, der udstedes til dine debitorer (ejendomme). Du kan se, slette og redigere fakturakladder, inden du vælger Bogfør. Du kan herefter udføre guiden.

 

 

Fakturering

01 |   Ekstern

  Debitor | Fakturering (klik på knappen Opret)

 

Fakturaoplysninger

Generelt

Faktura type navn

1 Fakturering - Ekstern

Faktura/kreditnota

Faktura

Tekst

Her kan angives en tekst der kan ses fra oversigtsbilledet

Rekvisitionsnummer

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en rekvisition

Sager

Sagsnr.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Status efter bogf.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Honorar i sagsregnsk.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Samlet faktureringsandel i pct.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Faktura modtager

Fin. Enhed modtager

 

Udgiftskonto

 

Kreditor

 

Dato

Bogføringsdato

Angives automatisk som dags dato

Fakturadato

Angives automatisk som dags dato

Betalingsbetingelser

Angives fra oplysninger på debitor

Forfaldsdato

Beregnes ud fra betalingsbetingelser

Man. bilagsnr.

 

Moms

Momspligtig

P

Momstype

2 - Udgående moms 25 %

Faktura udsteder

Fin. enhed udsteder

Angiv finansenhedsnummer på fakturaudsteder

Indtægts konto

 

Debitor

Angiv debitornummer

EAN-nr. (fra debitor)

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Navn

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Navn2

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Titel

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Adresse

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Adresse2

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Postnr.

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Kontaktperson

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

 

Fakturalinjer

Tekst top

Her kan angives en tekst, der skal fremgå i toppen af din faktura på samme måde som en overskrift

Type

Her vælges Beløb eller Tekst.

*        Hvis linjen skal indeholde fakturalinjer, vælges Beløb.

*        Skal linjen indeholde tekst, f.eks. en specifikation, vælges Tekst.

Vare

Skal du fakturere en vare, kan du skrive varenummeret i dette felt.

Konto

Hentes fra opsætningen på varenummeret, kan overstyres ved indtastning.

Tekst

Angiv fakturatekst.

Mængde

Angiv evt. mængde. Prisen ganges med det antal der fremgår i dette felt.

Pris pr. enhed

Angiv prisen ekskl. moms.

Rabat (%)

Her kan angives en procentsats, som skal fratrækkes beløbet angivet i feltet Pris pr. enhed.

Momspligtig

P

Udgiftskonto

 

Honorar (%)

 

Moms

 

Leveringsdato

 

Fra kl.

 

Til kl.

 

Periode fra

 

Periode til

 

Beløb

 

Tekst bund

Her kan angives en tekst der skal fremgå i bunden af din faktura efter selve fakturalinjerne.

 

I mappen Meddelelser i venstre side kan du se resultatet af enten Kontrol eller Bogføring.

I mappen Noter kan du tilknytte noter til din faktura.

 

Når alle oplysninger er udfyldt korrekt, kan du på pilen ved knappen Bogfør vælge at Kontrollere din faktura inden du til sidst vælger Bogfør.

 

 

02 |  Intern via kreditorbetaling

  Debitor | Fakturering (klik på knappen Opret)

 

Fakturaoplysninger

Generelt

Faktura type navn

3 Fakturering via kreditorbetaling

Faktura/kreditnota

Faktura

Tekst

Her kan angives en tekst der kan ses fra oversigtsbilledet

Rekvisitionsnummer

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en rekvisition

Sager

Sagsnr.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Status efter bogf.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Honorar i sagsregnsk.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Samlet faktureringsandel i pct.

Udfyldes, hvis fakturaen skal tilknyttes en sag

Faktura modtager

Fin. Enhed modtager

Angiv finansenhedsnummer på den finansenhed der skal modtage fakturaen.

Udgiftskonto

 

Kreditor

Angiv fakturaudsteders kreditornummer.

Dato

Bogføringsdato

Angives automatisk som dags dato

Fakturadato

Angives automatisk som dags dato

Betalingsbetingelser

Angives fra oplysninger på debitor

Forfaldsdato

Beregnes ud fra betalingsbetingelser

Man. bilagsnr.

 

Moms

Momspligtig

P

Momstype

2 - Udgående moms 25 %

Faktura udsteder

Fin. enhed udsteder

Angiv finansenhedsnummer på fakturaudsteder

Indtægts konto

 

Debitor

Angiv debitornummer

EAN-nr. (fra debitor)

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Navn

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Navn2

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Titel

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Adresse

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Adresse2

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Postnr.

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

Kontaktperson

Udfyldes automatisk, når debitor er valgt

 

Fakturalinjer

Tekst top

Her kan angives en tekst, der skal fremgå i toppen af din faktura på samme måde som en overskrift

Type

Her vælges Beløb eller Tekst.

*        Hvis linjen skal indeholde fakturalinjer, vælges Beløb.

*        Skal linjen indeholde tekst, f.eks. en specifikation, vælges Tekst.

Vare

Skal du fakturere en vare, kan du skrive varenummeret i dette felt.

Konto

Hentes fra opsætningen på varenummeret, kan overstyres ved indtastning.

Tekst

Angiv fakturatekst.

Mængde

Angiv evt. mængde. Prisen ganges med det antal der fremgår i dette felt.

Pris pr. enhed

Angiv prisen ekskl. moms.

Rabat (%)

Her kan angives en procentsats, som skal fratrækkes beløbet angivet i feltet Pris pr. enhed.

Momspligtig

P

Udgiftskonto

 

Honorar (%)

 

Moms

 

Leveringsdato

 

Fra kl.

 

Til kl.

 

Periode fra

 

Periode til

 

Beløb

 

Tekst bund

Her kan angives en tekst der skal fremgå i bunden af din faktura efter selve fakturalinjerne.

 

I mappen Meddelelser i venstre side kan du se resultatet af enten Kontrol eller Bogføring.

I mappen Noter kan du tilknytte noter til din faktura.

 

Når alle oplysninger er udfyldt korrekt, kan du på pilen ved knappen Bogfør vælge at Kontrollere din faktura inden du til sidst vælger Bogfør.

 

 

Kreditnota

  Debitor | Fakturering

Skal du udstede en kreditnota, skal du først finde den faktura der skal krediteres.

Her kan du danne en afgræsning på f.eks. Finansenhed, modtager og herefter sætte markering i feltet Vis bogførte.

 

Når du har fundet frem til den faktura, du ønsker at kreditere, skal du markere denne og højreklikke. Vælg herefter Kopier.

 

I boksen vælger du en af de to Fakturatyper for kreditnotaer:

·          2 Kreditnota - Ekstern

·          4 Kreditnota via kreditorbetaling

 

I feltet FakturaEllerKredit vælges Kreditnota. Vælg herefter OK.

Fjerner du markeringen i Vis bogførte, kan du nu se din kreditnota i oversigten.

Ønsker du at angive en anden tekst eller beløb på din kreditnota, kan du redigere denne inden du trykker Bogfør.

 

 

Oprettelse af debitor

  Debitor | Debitor | Standarddebitor

I mapperne i venstre side udfylder du følgende:

Stamdata

*        Debitornr.: Angiv finansenhedsnummer for interne debitorer og CVR-nr for eksterne debitorer.

*        Debitorstatus: marker som aktiv

*        CVR-nr.: skal udfyldes

 

Fakturering

*        Bogf.gruppenr. 5 Debitor

*        Rykkerkode: 158 Debitor rykkerbetingelser

*        Faktura udskrives med FI-kort: markeres

 

Betaling

*        Bet.betingelse ID: 5 - Fakturadato + 8 dage

*        Udligningsmetode: Åben post med saldo

 

Kontokort

*        Her vises debitorens kontokort. Du kan afgrænse på periode, eller finansenhed.

 

Finansenheder

*        De finansenheder, der må udstede fakturaer til din debitor, flytter du over i Valgte finansenheder.

 

Kontakter

*        Opret din debitor som kontakt, og tilknyt debitoren med adressefunktionen Debitor adresse.

 

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Hvad nu hvis jeg vil...

Rette mit fi-kreditornummer:

Du kan rette i feltet ’fi-kreditornummer’ på Finans|Finansenhed |Stamdata2 |Konti |Bogføring |Debitorbogføringsgruppe.

Bruge et kontonummer i stedet for et fi-kreditornummer:

I brevskabelon 27005 (debitorfaktura) er det muligt at skrive bankkontonummer, som kommer frem hvis der ikke er tastet et fi-kreditornummer i feltet ’fi-kreditornummer’ på Finans|Finansenhed |Stamdata2 |Konti |Bogføring |Debitorbogføringsgruppe.

Have en bestemt omkostning på en separat faktura:

Omkostninger indtastes på Bolig | Ejendom | Økonomi | Administrationshonorar | Omkostninger. Her kan du i forbindelse med oprettelsen af en omkostning sætte flueben i ’Medtag omkostning på særskilt faktura’.

Ændre mit administrationshonorar til at forfalde hver måned.

På Bolig | Ejendom | Økonomi | Administrationshonorar kan du ændre i honorarlinjen ved at vælge rediger. På fanen stamdata kan du ændre antal terminer til 12.

Genudskrive en debitorfaktura:

Under noter på debitor og finansenhed der udsteder vil der ligge en kopi af fakturaen. Du kan også genudskrive fra Debitor | Fakturering ved at sætte markering i ’vis bogførte’ og herefter vælge ’Udskriv kladder’.

Starte min debitorfaktura op i et workflow:

Debitor | Tilpasning | Fakturatype. Her kan du sætte markering i ’Autogodkend 1. trin i workflow’ og herefter vælge det workflow der skal bruges.

Sende min debitorfaktura til et EAN-nr.:

På Debitor | Stamdata kan der indsættes EAN-nr. Husk at det kræver et ekstra modul, samt en aftale med en VANS-leverandør

Se hvilke debitorer der skylder mig penge:

Gå i menuen Debitor | Udskrifter | Forfaldsliste Du skal som minimum taste en dato i feltet ’Saldo til dd/mm/åååå’