Rykker

Best practice – Kundeguide

Rykker

 

 


Processen i overordnede træk

Der er blot to trin i rykkerproceduren:

1.    tjek hvem der er i restance / skylder i husleje, boligafgift m.m.

2.    kør rykkerguiden i Unik Bolig

 

Ca. den 10. i en måned kommer der en fil med betalinger via PBS. Du læser filen ind, kører en rykkerkørsel og sender rykkere til de lejere, der er i restance.

 

 

Betalingsfrister

Der er forskellige betalingsfrister, men der er lagt formler ind i Unik Bolig, der sikrer, at det kun er de lejere/beboere, hvor fristen er overskredet, der bliver rykket.

De respektive frister er typisk:

·          Erhverv, 3 dage

·          Boende lejere, 14 dage

·          Fraflyttede lejere, 10 dage (inkassoloven)

·          Boende andelshavere, 14 dage

·          Boende ejere, 10 dage

 

Vi anbefaler, at du starter guiden op, efter fristerne for betaling for lejerne er overskredet.

Trin 1 og 2 skal gentages for hver betalingsfrist – det vil sige, du skal starte en rykkerguide op flere gange i løbet af en måned. For erhvervslejere vil det f.eks. være efter tre hverdage.

Når du starter guiden op igen, følger du samme procedure, som beskrevet ovenfor. Erhvervslejerne der ikke har indbetalt restancen vil nu blot være på rykkerniveau 2.

 

Rykkerforløbet

Rykkerforløbet i Unik Bolig er bygget op af et antal niveauer. Niveau ét kan fx være et påkrav og niveau to brev vedrørende overdragelse til advokat eller inkasso. Det er rykkerkoden, der angiver, hvilket forløb lejer/beboer skal igennem, og hvordan vedkommende bliver rykket.

Når du gennemfører rykkerguiden, kan du vælge at køre flere forretningsgange (flere rykkerkoder) i et forløb. Derved undgår du at skulle køre rykkerguiden lige så mange gange, som du har rykkerkoder.

 

 


 

Processen illustreret og uddybet


 Processen for de respektive grupper

01 |  Erhverv
Rykker 1

3 hverdage efter: ophævelse af lejemålet (Lejeren skal være fraflyttet inden en frist). Flytter lejer ikke skal foged, advokat osv. involveres. Dette er ikke en del af rykkerguiden i Unik Bolig.

02 | Fraflyttere
Rykker 1

10 dage efter: Inkassoskrivelse sendes via advokat og er ikke en del af rykkerguiden i Unik Bolig.

03 |  Boende boliglejere
Rykker 1

14 dage efter: Ophævelse af lejemålet (lejeren skal herefter være fraflyttet lejemålet inden en frist). Flytter lejeren ikke, skal foged, advokat osv. indblandes. Dette er ikke en del af rykkerguiden i Unik Bolig.

04 | Boende andelshavere
Rykker 1

14 dage efter: Eksklusion fra andelsforeningen (andelshaveren skal flytte og andelslejligheden tvangssælges). Dette skal inden være besluttet af foreningens bestyrelse. Flytter andelshaveren ikke skal foged, advokat osv. indblandes. Dette er ikke en del af rykkerguiden i Unik Bolig.

05 |  Ejere
Rykker 1

10 dage efter: Pantebrevsudlæg. Man tager udlæg i sikkerhed til ejerforeningen. Dette skal indbringes for fogedretten, så sagen sendes videres til advokat – og er ikke en del af rykkerguiden i Unik Bolig.

 

 

 

 

 

Menupunkter i forbindelse med rykker

BOLIG

 

 

Rykker

Rykker

Kør rykkerguide og udskriv rykkerbreve

Restanceoversigt

Viser alle lejere med restancer

Udskrifter

Saldoopgørelse

Viser en specifikation af alle bevægelser siden lejeren sidste var i 0.

Rykker/Restanceliste

Restancer, betalingsdage

*        Viser forfaldent beløb fordelt på forfaldsdato

Restancer, ejendom

*        Viser forfaldent beløb total pr. ejendom

Restancer, lejer

*        Viser forfaldent beløb total pr. lejer

Restance, periodetotaler

*        Viser det forfaldne beløb; hvad er opkrævet; hvad er indbetalt; hvad er restancen – pr. lejer.

Rykker/Rykkerstatistik

Viser en oversigt over alle lejere der er rykket, på hvilket niveau, og hvilket beløb der er rykket for.

Rykker/Inkasso, indbetaling

Liste over alle lejers poster – klar til at sende til inkassofirma

Lejer

Stamdata/Diverse/Rykker

Her vises på de rykkerposter der allerede er dannet på denne lejer.

Der vises for hvilket beløb, der er rykket, og på hvilket niveau.

Det er også muligt, at slette rykkere, hvis gebyret skal slettes – dette er kun muligt, hvis der ikke er boligbogført.

 

 


 

De enkelte trin

01 |   Tjek hvem der skylder hvad – og undtag visse lejere fra din rykkerkørsel

 

  Bolig | Rykker | Restanceoversigt (Alt + B + R + E)

Afgrænsning

*        Vælg hvordan du vil afgrænse din restanceoversigt og klik F5, så kommer der en tabel frem med relevante lejere.

*        Vælg kolonner til eller fra i tabellen ved at klikke på det lille liste-ikon i tabellens øverste venstre hjørne.

*        Klik på en kolonneoverskrift for at sortere fx alfabetisk.

*        Du kan højreklikke på en kolonneoverskrift og vælge fx Vis filter, Vis gruppering, Kopier markering til Excel.

*        Hvis du vil tjekke eller ændre noget på en lejer, dobbeltklikker du på den relevante lejer for at åbne lejeren i lejerkartoteket.

Lejere, der ikke skal rykkes

Du kan holde nogle lejere uden for din rykkerkørsel (har du fx et opsagt dødsbo, eller der er aftalt henstand på et lejemål).

 

Dobbeltklik på lejer, så lejerkartotek åbner sig:

*        I Rykkermetode kan du ændre til fx ingen rykker

*        I Stamdata/Henstandsdato kan du indsætte en dato, for hvornår der skal være henstand til. 

Lejer - kontokort

Hvis du vil tjekke om der er poster på en specifik lejer, der ikke er udlignet på lejerens kontokort, vælger du i lejerkartoteket venstremenuen Økonomi/Kontokort og i feltet Vis vælger du Åbne.

 

 

02 |  Kør rykkerguiden

  Bolig | Rykker | Rykker (Alt + R + R)

Afgrænsning

 

Vælg hvordan du vil afgrænse din guide.

Forretningsgang

 

Vælg enten:

*        Rykker Boende

*        Rykker Fraflytter

*        Rykker Boende Almen

*        Rykker Fraflytter Almen

Opsætning

Datoer for rykker

Dato fra og Dato til er foruddefineret i forretningsgangen, men kan ændres i guiden, hvis man fx vil danne en rykker længere tilbage i tid.

Restancekonto

Skal ikke ændres. Restancekonto er foruddefineret i forretningsgangen.

Lejerstatus

Skal ikke ændres. Lejerstatus er foruddefineret i forretningsgangen.

Niveaunr. på poster, der skal rykkes

Rykkerniveau kan ændres, hvis der alene skal dannes rykkere på et bestemt niveau.

Dato for gebyr

Skal ikke ændres. Bogføringsdato er foruddefineret i forretningsgangen.

Rykkermetode

 

Vælg de forretningsgange, du vil benytte i rykkerguiden.

Rykkerkørsel

Rykkerkørsel

Vælg Ajourfør.

Rykkerliste

Udskriv evt. rapport, der viser, hvilke lejere, der dannes rykkere på.

Rykkerposter

 

Oversigt over de lejere, der bliver dannet rykkere for.

 

Klik på det lille kryds til venstre for lejeren og se en specifikation af, hvilke poster der rykkes for.

 

Hvis du højreklikker på lejeren, har du mulighed for f.eks. at slette rykkeren.

 

Dobbeltklik på lejeren for at navigere til lejerens stamdata. Her kan du indsætte henstandsdato eller lignende.

Boligposteringer

Posteringer

Ved klik på Opret boligposter bliver gebyrerne oprettet som boligposter, på de lejere der er dannet gebyr på.

Klik Udskriv og se oversigt over disse gebyrer.

Indbetalingskort – Marker poster som opkrævet

Anvendes ikke.

Rykkerbreve

Ved klik på Udskriv dannes rykkerbreve til lejerne.

Brevskabelonerne er defineret i forretningsgangen.

 

Genvejstaster

Alt + R + R

Åbner rykkerguiden

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Hvad nu hvis jeg vil...

Ændre satserne for rykkergebyrer

For at ændre satserne, skal du vide, hvilke formler der skal ændres. Disse findes i forretningsgangen. Generelt – Tilpasning – Definition af forretningsgange Vælg den forretningsgang i gruppen Bolig rykkerkodeopsætning, hvor rykkergebyret skal ændres. Formlerne kan findes i felterne Formel for grundgebyr (f.eks. pkt. 04.05, pkt. 05.05 og pkt. 06.05) Herefter skal du finde selve formlen (Generelt – Breve – Formel). Når du har fundet formlen og markeret denne vælges Rediger. Beløbet ændres herefter i feltet Udtryk.

Benytte et andet brev i guiden

Du kan vælge et andet brevnummer i forretningsgangen (Generelt – Tilpasning – Definition af forretningsgange). Brevnummeret skal indsættes på hvert enkelt rykkerniveau i feltet Brevnr. (f.eks. pkt. 04.07, pkt. 05.07 og pkt. 06.07).

Danne rykkere med kompensationsbeløb for mine erhvervslejere

For at danne kompensationsbeløb på erhvervslejere skal disse først beregnes i en separat rykkerkørsel. Star med at åbne rykkerguiden Bolig – Rykker – Rykker på fasen Forretningsgang vælges Beregn Kompensationsbeløb Erhverv eller Beregn Kompensationsbeløb Erhverv Almen. Herefter forsættes guiden som normalt, dog skal der ikke dannes breve. Kompensationsbeløbene er nu bogført på lejerne, og normal rykkerprocedure kan opstartes.

Slette en lejer fra rykkerguiden

På fasen Rykkerposter vises en oversigt over, hvilke lejere der vil blive rykket i guiden. Ønsker du, at slette nogle af disse lejere fra rykkerguiden kan du gøre to ting: • Marker lejeren og vælg Slet rykker i højre hjørne • Marker lejeren, højreklik og vælg Set henstandsdato på lejer. I feltet skriver du den dato, hvor lejeren tidligst skal rykkes fra næste gang. Herefter sættes markering i Slet rykkeren på lejeren og vælg Ok.

Slette et rykkergebyr på en lejer der har modtaget en rykker

Slå lejeren op og vælg mappen Diverse – Rykker. Her kan du se en oversigt over, hvornår lejeren har modtaget en rykker, og for hvilke beløb, der er rykket. Find den rykker du ønsker, at fjerne gebyret fra og marker denne. Vælg herefter Slet nederst til højre. Er rykkergebyret allerede bogført, skal du fortsat slette rykkeren som ovenfor, dog skal du også oprette en varslingslinje, hvor du tilbagefører rykkergebyret.