PPV-indberetning

LBF PVV indberegning

Best practice – Kundeguide

PPV-indberetning

 

 


Processen i overordnede træk

PPV står for planlagt periodisk vedligehold.

Der skal indberette PPV-planer til LBF og dette udvikles i Unik Boligs nye brugergrænseflade. For at lave indberetningen skal det tilhørende modul til UnikDrift være valgt.

For nogle på forhånd fastlagte standardbygningsdel, skal der for hver afdeling indberettes budgetoplysninger for de tilhørende aktiviteter.

Selve indberetningen er dannelse af en eksport som sendes direkte til LBF og der modtages et svar om indberetningen er modtaget eller om der er fejl.

For at få indberettet, skal der dog opsættes nogle oplysninger rundt omkring i Unik Bolig.

 

Opsætning

Der er forskellig opsætning der skal være på plads før der kan indberettes til LBF, enten på grund af verifikation af hvem der indberetter, hvad der indberettes for og forskellige standardværdier.

01 |   Modulopsætning

 Generelt | Tilpasning | Modulstyring | Modulopsætning.

Modulerne

-       42001 Unik Drift-Grundlicens,

-       42020 Unik Drift – Drift og vedligeholdelse

-       42021 Unik Drift – LBF Granskning

skal være slået til før indberetning kan anvendes.

02 |  Forretningsgang

 Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange

Der skal laves en generel opsætning til at pege på LBFs indberetningsserver og verifikation af indberetteren. På forretningsgangen Indberetning til LBF – DV budgetter udfyldes disse oplysninger.

Opret forretningsgangen med oplysningerne og med Tilknytning Total.

LBF server URL

URL stien til LBF server til indberetning. Stien oplyses af LBF.

API key

API key som er en autorisation af indberetteren og som LBF bruger til verifikation om selskabet kan indberette. API key oplyses af LBF.

Husk der kan være en test server og en produktionsserver hos LBF med forskellige URL. Hvis du skifter fra test til produktion, så skal URL’en også ændres.

 

03 |  Standardbygningsdele

 Bolig | Drift og vedligehold | Standard bygningsdele

Overførslen til LBF validerer på hver aktivitet om det er en gyldig LBF reference af standardbygningsdelen og hvilken kontogruppe den tilhører.

Mange selskaber har lavet egne standard bygningsdele og undergrupper til de officielle standardbygningsdele og dem kan der ikke indberettes på, men de skal referer til den rigtige LBF standardbygningsdel.

Referencen skal laves på både de officielle standardbygningsdele og dem som ikke er i LBF oversigt i linket herunder.

LBF reference nr.

LBF reference nr. fra dokumentationen. Skal opsættes på alle standardbygningsdele som der skal indberettes på.

LBF reference kontogruppe

LBF reference kontogruppe fra dokumentationen. Skal opsættes på alle standardbygningsdele som der skal indberettes på.

De korrekte koder og kontogrupper findes i dokumentet:

https://lbf.dk/media/1265742/hefte-8-version-23-rev20150421.pdf

 

Eksempel:

Standardbygningsdel i Unik: bk.vin.gla

Denne bygningsdel findes ikke i klassificeringen, men det øvre niveau er bk.vin. Der skal derfor stå bk.vin i feltet LBF reference nr.

Herefter findes kontogruppen til bk.vin som 116.26 i dokumentet og LBF reference kontogruppe sættes til 116.26.

04 |   LBF selskabs og afdelingsnumre og CVR nummer

 Bolig | Selskab

 Bolig | Afdeling

Følgende felter skal være udfyldt og bliver i forbindelse med indberetningen til LBF valideret af LBF. Hvis oplysningerne ikke svarer til LBF’s oplysninger, så kan budgetterne ikke indberettes og der fås en fejlmeddelelse om dette.

-       Bolig | Selskab | Stamdata | LBF org. Nr. Selskab

-       Bolig | Afdeling | Stamdata | LBF Ord Nr. Afdeling

-       Bolig | Afdeling | Stamdata 2 | Bogføring | CVR-nr.

Sammenkædningen af disse værdier skal være indberettet til LBF før der kan indberettes. Unik har sendt mail til alle selskaber for at få disse data, og vil i første omgang sørge for indberetningen.

Fremover ved nye afdelinger eller ændringer i disse oplysninger skal I selv sørge for indberette den nye afdeling til LBF.

 

05 |  Aktivitetstype

 Bolig | Afdeling | Drift og vedl. | Aktiviteter

LBF kræver at hver aktivitet overføreres som enten en kode for om aktiviteten er Maintainance eller Acquisition. Unik har ikke et felt der bestemmer denne kode, og vil ikke kræve at I skal udfylde et nyt felt på alle jeres aktiviteter. Vi har undersøgt forskellige boligselskabers opsætning og kommet frem til følgende.

Vi sender Maintainance på aktiviteten hvis Udgiftstypen har følgende værdier:

-       Hvis værdien i feltet starter med ”Vedligehold”….

-       Hvis værdien i feltet er blank

Ved alle andre værdier sender vi Acquisition.

Menupunkter

Overblik over de nye menupunkter i den nye brugergrænseflade, der vedrører PPV indberetning:

 

 

Menupunkt Landsbyggefonden

Oversigt over afdelinger med aktuelt budget indenfor en budgetperiode

Opsætning af bygningsdelsgruppe

Valg af standardbygningsdele der skal indgå i beregningen og indberetningen til LBF.

Beregning af afdeling

Viser resultatet af beregning af en valgt afdeling og aktuelt budget.

Indberetning til LBF

Indberetning af oplysningerne til LBF og opdatering af forskellige felter efter vellykket eksport

 

 

De enkelte trin

06 |  Menupunkt Landsbyggefonden

Menupunktet til indberetningen findes under Generelt | Unik dashboard | Landsbyggefonden.

Når menuen vælges, vises oversigt over de afdelinger med aktuelle budgetter der er oprettet i tidsrummet som er valgt i filterets Budgetperiode Fra og Til dato. Tidsrummet dækker over flere budgetperioder. Når datoerne hentes afdelinger og budgetter der svarer til datoer.

Vær opmærksom på at hvis en afdeling ikke har et aktuelt i den udvalgte periode, så vises den ikke og der kan ikke laves indberetning på den.

 

 Landsbyggefonden

Afdeling

Afdelingsnummer og navn

Budgetnavn

Budgetnavnet på det aktuelle budget

Budgetperiode

Budgetperiode for det aktuelle budget

Indberetningsdato

Datoen for indberetningen til LBF. Datoen sættes automatisk når indberetningen er foretaget.

Indberettet af

Initialer for den bruger der har foretaget indberetningen. Initialerne sættes automatisk ved indberetning til LBF.

Status

Status for indberetningen, som opdateres automatisk ved indberetning.

Benyt filterfunktionen for at filtrere på bestemte kolonner. Hvis der er mange afdelinger, kan søgefunktion med fordel anvendes, da der kan fritekstsøges i feltet.

Hvis der ikke er opsat en bygningsdelsgruppe, så vises ingen afdelinger og budgetter, men henvises til at der mangler en opsætning.

 

07 |  Opsætning af bygningsdelsgruppe

De bygningsdele der skal indberettes til LBF skal udvælges ud fra standardbygningsdele.

Under menupunktet til Landsbyggefonden vælges knappen Opsætning. Her oprettes en liste med de bygningsdele der skal indberettes til LBF.

Vær opmærksom på at hvis der er aktiviteter hvis bygningsdel ikke er valgt i denne opsætning, så vises aktiviteten ikke i afdelingens budget og indberettes ikke.

 

 Landsbyggefonden | Opsætning

Bygningsdele

Du står i feltet Bygningsdele og vælger en standardbygningsdel ved at klikke på den. Du kan finde bygningsdelen direkte i listen, men hver opmærksom på at det kun er de 100 første der vises. Hvis du ikke kan finde bygningsdelen kan søge ved sat skrive enten bygningsdelskoden f.eks. bk.alg eller bygningsdelsnavnet f.eks. Altangang. Der søges direkte i koderne, så du behøver kun at skrive dele af navnet eller koden for at få resultater.

 

Du kan slette en bygningsdel ved at klikke på krydset ud for bygningsdelen.

 

Gentag udvælgelsen indtil listen er færdig og vælg knappen Anvend oprettelse.

 

 

08 |  Beregning af afdeling

Vælg en afdeling ved dobbeltklik og se beregning af aktiviteter hvis standardbygningsdel indgår i den opsatte bygningsdelsgruppe.

Der vises en information hvis der er aktiviteter som ikke har LBF reference nr.og/eller LBF reference kontogruppe på den tilknyttede bygningsdel og budgettet kan derfor ikke indberettes.

 

 Landsbyggefonden | Afdeling

Aktivitetnr

Nummer på aktivitet

Aktivitet

Navn på aktivitet

Bygningsdel

Standard bygningsdel som er valgt på aktiviteten.

LBF Bygningsdel

LBF bygningsdelskode som er indtastet på standardbygningsdelen.

LBF kontogruppe

LBF kontogruppe som er indtastet på standardbygningsdelen.

År

Under hvert årstal vises beløbet i 1000. Der beregnes for 30 år for hver aktivitet.

 

Benyt filterfunktionen for at filtrere på bestemte kolonner. Hvis der er mange aktiviteter, kan søgefunktion med fordel anvendes, da der kan fritekstsøges i feltet.

 

09 |  Indberetning til LBF

Budgettet indberettes ved at vælge knappen Indberet DV-budget. Beregningen af data foretages endnu engang før de sendes til LBF og indberetningen foregår automatisk efter knappen er valgt.

Hvis der er lavet ændringer i datagrundlaget til indberetningen, er det er muligt at indberette samme budget igen.

Efter indberetningen til LBF modtages en tilbagemeldingen om hvorvidt indberetningen kunne foretages.

 

Indberettet

Hvis indberetningen går godt, så navigeres tilbage til oversigten over afdelingerne, og der vises en besked om at DV-budgettet for afdelingen blev indberettet.

Desuden bliver felterne Indberettet dato, indberettet af og status opdateret.

LBF kan ikke modtage indberetning

Hvis LBFs system er nede af en eller anden grund og de ikke kan modtage indberetningen, vises en besked om at prøve igen senere eller kontakt LBF for at få løst problemet.

Autorisationfejl

Hvis der modtages en fejl i autorisationen fra LBF, er det sandsynligvis følgende værdier: apikey, cvr, selskabets eller afdelingen lbfnumre som skal tjekkes og evt. ændres. Kontakt LBF hvis der efter ændringer stadig ikke er muligt at indberette budgettet.

Verificering af data fejl

Hvis nogle af LBF bygningsdele elle kontogrupper ikke matcher LBFs standarder fås en fejl. Tilret disse data og prøv igen.

Verificering af det indberettede.

LBF har meddelt ud at de vil lave en hjemmeside hvor de indberettede data kan ses. Denne hjemmeside er pr. dag dato ikke oprettet, så det kan være vanskeligt at se resultaterne for indberetningen.

Frem til da kan følgende hjemmeside anvendes, som kræver en del teknisk indsigt at kunne anvende siden: https://dcab-api.lbf.dk/swagger/index.html

 

Lidt hjælp

Autorize: For at autoriserer skal api-key fra forretningsgangen indtastes.

PPVPlan – GET: Herefter skal CVR, selskabs lbfnr og en kombination af selskab og afdelingens lbfnr, samt PlanYear angives.

Eksempel ved cvr: 12345678, Selskabslbfnr: 1111, Afdelingslbfnr: 2222:

CVR: 12345678

OrganizationLbfNumber: 1111

ComplexLbfNumber: 11112222

PlanYear: 2021

Kontakt LBF hvis I ikke kan få data fra siden.

 

 

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem