OMK

Best practice – Kundeguide

Varsling af OMK

 

 


Processen i overordnede træk

Når du vil varsle omkostningsbestemt leje (OMK), er der data, der skal være oprettet i og data, der skal opdateres – før du kan køre varslingsguiden i Unik Bolig. Vi beskriver her hvad og hvordan – og som det tredje beskriver vi, hvordan du udfylder ejendommens budgetoplysninger, før du til sidst konkret kører varslingsguiden på din OMK-ejendom.

 

 

01 |   Tjek / udfyld stamdata

Før du kan oprette et OMK-budget i Unik Bolig, skal stamdata på den relevante ejendom være oprettet. Gå til menupunktet:

 

   Bolig | Ejendom (Alt + B + D)

Find den ejendom frem, du vil varsle for. Udfyld data i nedenstående mapper:

 

Mappe

Felt

Udfyld med:

Stamdata2

Lejer

*        Er der beboerrepræsentation i ejendommen, skal det markeres på den enkelte ejendom under området Diverse i højre side.

 

*        Er ejendommen en OMK-ejendom, markeres dette i området Omk i højre side.

Stamdata

 

*        Udfyld kommunenummer for den kommune, ejendommen ligger i.

Kontakt

 

*        Hvis der er beboerrepræsentation, skal du tjekke i tabellen i midten, at der oprettet en kontakt på beboerrepræsentation.
Se evt. vores dokumentation på kontakter

Areal/fordelingstal

Areal/fordelingstal, summer

*        Stemmer antallet af lejemål?

 

*        Tjek at sumtype, boligtype og varslingsgruppe er korrekt, da det påvirker beregning af boligprocent og administrationshonorar.
Ret på det enkelte lejemål i mappen Stamdata under området Typeklassifikationer i højre side.
Se evt. dokumentation på typeklassifikationer

 

*        Har du lejemål, som er ombygget jf BRL §15a, skal de have symtypen Bolig – Nyindrettet, Idet de indgår i beregningen som erhverv.

 

*        Tjek op mod tidligere varslinger, at fordelingstallene stemmer:

o    Bruttoarel

o    BBR-areal

o    Gældende leje

 

 


 

02 |  Opdatér data

  Bolig | Varslinger | Årlig stigning

Følg stien ovenfor og opret ny stigning for det relevante år (procentændring oplyses hos Grundejernes Investeringsfond gi.dk).

 

Gå videre til menupunktet:

  Generelt | Tilpasning | Kommune (Alt + G + T + K)

Udfyld med relevant kommune. Vælg mappen Adm.honorar i kolonnen til venstre og klik Opret. Indsæt startdato for nyt normtal.

Hvis du har egne ejendomme, må der ikke tillægges moms. Derfor kan satsen uden moms oprettes som lav sats, mens beløbet inkl. moms oprettes som normalsats.

Satserne findes hos de enkelte kommuner eller hos Ejendom Danmark.

 

03 |  Ejendommens budgetoplysninger

Opret OMK-budget og udfyld budgetoplysninger på ejendommen:

 

  Bolig | Varslinger |OMK budget (Alt + B + V + O)

I mappen Afgrænsning finder du den relevante ejendom frem. Gå til mappen Budgetter og klik på Opret. Udfyld data i nedenstående afsnit og felter:

Ejendom

*        Navn

*        Skabelontype = OMK-standard

*        Std. budgetskabelon = OMK-SKAT (OMK-ejendom) brev07-2015

Budgetgrundlag

*        Budget pr. – udfyld dato og vælg OMK oprindelig

*        Forrige budget pr. – udfyld dato og vælg OMK oprindelig

*        Udgiftsperiode fra

*        Udgiftsperiode til

*        Varslingstype – vælg OMK varsling

 

Forklaring til datoerne:

*        Budget pr. = den dato varslingen er gældende pr.

*        Forrige budget = senest varslede skat eller OMK.

*        OMK oprindelig = første budget pr. gældende dato

*        Skat oprindelig = første budget pr. gældende dato

 

Hvis der gøres indsigelse, og der skal udarbejdes ny varsling, kopieres budget, og det ændres til revideret i stedet for oprindelig.

 

Udgiftsperioden er den periode, du ønsker at hente udgifterne for. Her vælger du som udgangspunkt seneste 12 hele måneder. Varsler du fx i starten af september, vil perioden være 1. august sidste år til 31. juli indeværende år, idet du så sikrer, at du har modtaget alle fakturaer for perioden.

Ejendomstype

*        Markér Blandet bolig og erhverv (hentes normalt automatisk)

*        Markér Beboerrepræsentation (hentes normalt automatisk)

*        Skriv tekst til varslingsbrev
Bruges kun hvis der er beboerrepræsentation. Hvis de har bemærkninger til varslingen, sættes bemærkningerne ind i dette felt og kommer så med i varslingsbrevet til lejerne. Har du ikke fået beboerrepræsentationens bemærkninger, før du varsler lejerne, skal du skrive følgende tekst: ”Beboerrepræsentationens bemærkninger foreligger endnu ikke.”

Administration

*        Adm.honorar kr./boliglejemål = Normal: 3750 (hentes automatisk fra kommunen)

*        Administrationshonorar sats = 3.750,00 (hentes automatisk – men kan overstyres her)

Areal og fordelingssum

*        Tjek at Antal boliglejemål er korrekt, stemmer tallet ikke, er det sumtypen på lejemålene, der skal rettes til (det er kun boliglejemål, der skal indgå i dette)

*        Tjek felterne Bolig m2 og Erhverv m2 op mod kontrakter og tidligere varslinger. Klik Opdater.

Budgetfordeling Bolig/erhverv

*        Ford.tal boliger = Bruttoareal (eller Vurderingsleje)

*        Klik på knappen Aktuel leje

Boligprocenter

Er der tale om en overgangsordning, kan du her indsætte 1%, indtil den korrekte boligprocent er nået.

 

Klik Gem. Gå til mappen Afkast / Generelt i kolonnen i venstre side. Vælg hvilken afkastberegning, der skal benyttes.

Markér Ejendomsvurdering og udfyld de to felter Opr. henlæggelse i alt og Forrige tillæg til kapitalafkast kr./m2 (oplysningerne fås hos Grundejernes Investeringsfond - gi.dk).

Klik Gem og gå til mappen Afkast / Ejendomsvurdering i kolonnen til venstre. Udfyld de fire felter:

1.    Afkastprocent (lovbestemt)

2.    Ejendomsvurdering (fås hos kommunen)

3.    Vurderingsbeskrivelse = 15. alm. vurdering

4.    Tekst til budget = beløbet fra feltet Ejendomsvurdering

Klik Gem og gå videre til mappen Vedl. satser i venstre kolonne.

Udfyld felterne ud for Forrige satser år med de senest varslede vedligeholdelsessatser (ikke afrundet). Afstem de nye satser til Grundejernes Investeringsfond gi.dk.

Klik Gem og gå til mappen Varsling i venstre kolonne.

·          Tjek at Bolig – OMK er valgt over i kolonnen Valgte.

·          I feltet Forr.gangsdefinition vælger du Omkostningsbestemt husleje ”Normal”.

·          Udfyld Varsling start dato (skal være den samme dato som du lavede på Budget pr. i mappen Ejendom)

·          Udfyld feltet Varsl. gældende pr.

Klik Gem og gå videre til mappen Budget i venstre kolonne.

Vælg Brutto inkl. moms i feltet i øverste linje og markér Tillad indt. af gl. budgetbeløb.

I kolonnen Gl. budget indtaster du senest varslede budget og afstemmer til den leje, der opkræves i dag (se evt. vores kundeguide for håndtering af stamdata til OMK). 

Når det seneste budget stemmer, udfylder du kolonnen Nyt budget. Stil dig i den celle, du vil udfylde – til venstre har du nu mulighed for at vælge mappen Budget / Posteringer.

Har du en ejendom med beboerrepræsentation, kan du i mappen Budget / Bemærkning skrive bemærkninger til de enkelte linjer, så du redegør for, hvorfor udgifterne evt. er steget mere end normalt.

Går du til mappen Budget / Hovedbudget, kan du se det endelige budget. 0-linjer medtages ikke. Afstem og klik Gem.

Gå til mappen Lejer i venstre kolonne. Her kan du se ændringerne for de enkelte lejere. Afstem dette med stikprøver.

Tjek de fire kolonner Lejer/Type, Fordelingstal/Type, Nyt budget/Lejer brutto og Ændring i budget/Lejer real.

Stemmer det hele, går du til mappen Varsling i venstre kolonne og starter varslingsguide op ved at klikke på knappen Guide.

Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Hvad nu hvis jeg vil...

Fravælge enkelte lejer i min omk varslning?

Under Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange | omkostningsbestemt husleje ”normal” er det muligt at sætte flueben under punkt 01-10, herefter vil det i varslingsguiden være muligt at til/fravælge hvilke lejer som skal varsles.

Se varslingsbrevene uden at godkende varslingen?

Under Generelt | Tilpasning | Definition af forretningsgange | omkostningsbestemt husleje ”normal”. Her er det muligt at fravælge flueben under punktet 03-04. Herefter skal varslingen ikke godkendes før brevene dannes.

Der ikke dannes varslingslinjer i varslingsguiden

Tjek at varsling start dato er den samme som datoen for budgettet.

Vil oprette satser i budgettet

Satser kan indtastes under Bolig|Varsling|Årlig stigning