Indflytning

Indflytning_privat_kundeguide

Best practice – Kundeguide

Indflytning – privat boligudlejning med Digital underskrift


 


Processen i overordnede træk

Når I har fundet en ny lejer, starter du indflytningsguiden i Unik Bolig. Indflytningsprocessen består overordnet af:

·          oprettelse og accept af lejekontrakt

·          indbetaling af forudbetalt leje og depositum

·          indflytningssyn og synsrapport

 

 


Processen illustreret

01 |  Administrator finder ny lejer og udarbejder lejekontrakt. Lejer accepterer kontrakt og indbetaler forudbetalt leje og depositum.

02 | Administrator tjekker at lejer har indbetalt depositum mv. Sender genpart af lejekontrakt til lejer og indkalder vicevært og lejer til flyttesyn.

03 |  Indflytningsguide afsluttes herefter

04 | Indflytningssyn holdes. Vicevært laver synsrapport sammen med indflytter. Kopi af synsrapport og nøgler udleveres til indflytter. Synsrapport sendes til administrator.

05 |  Synsrapport gemmes på lejer

 

 

 

 

 

NB Før du kan begynde indflytningsguiden i Unik Bolig, skal du have startet fraflytningsguiden på fraflytter og som minimum have udfyldt fanen Datoer.


 

Indflytningsguiden

Du kan åbne din indflytningsguide to steder, men vi anbefaler at du åbner indflytningsguiden ved at slå lejer som har opsagt sit lejemål op og klikke på knappen Guide nede i højre hjørne og vælge indflytning.

Når du åbner indflytningsguiden på denne måde, sikrer du både, at du er på det rigtige lejemål, og at oplysningerne er rigtige.

 

  Bolig | Lejer (klik på knappen Guide og vælg Indflytning)

Afgrænsning

 

Udfyldes automatisk

Kontakter

Juridisk lejer

Her udfylder med lejers navn, adresse, cpr. Nr. telefonnummer, og mail.

Navnet deles op i fornavn og efternavn. Mellemnavn sættes i fornavn.

Når du udfylder felterne, vil Unik Bolig søge efter om kontakten findes i Unik Bolig i forvejen.

Juridisk lejer 2

Skal der oprettes 2 juridiske lejere på kontrakten, vælger du manuel oprettelse i ”Anvend”, i punktet juridisk lejer2.

 

Her indsætter du oplysningerne på juridisk lejer 2, hvis der skal være 2 lejere på lejekontrakten.

Adresse Oversigt

 

Du skal nu klikke på knappen Kontakt nede til højre og vælg Rediger kontakt. Under Tilsagn ændrer du Ved ikke udfor Samtykke til ’Ja’. Klik OK to gange.

 

Lejer(ne) er nu oprettet, og kan kontrolleres.

Datoer

Indflytningsdato

Indflytningsdagen skal altid være den 1. eller den 15. i en måned og må ikke laves på andre datoer.

Overtagelsesdato

Vil som udgangspunkt altid være den samme som indflytningsdato.

Istandsættelsesperiode

Her kan du anføre hvilken istandsættelsesperiode lejer skal have. Som udgangspunkt vælges ”14. dage lejers regning”.

Datoer - Varsling

 

Her skal du indsætte datoen for seneste skattevarsling.

Syn

 

Udfyld Dato og tidspunkt for indflytningssyn. Denne dato og tidspunkt, kan medtages i brevet indkaldelse til indflytningssyn. 

Opkrævningsdata

Ordinære terminer

Standard = Terminer pr år = 12

Refusion

Standard = Ved markering i ”Refusion” tilbagefører Unik automatisk hvis fraflytter er blevet opkrævet for meget  (fordi Indflytter overtager tidligere) og opkræver i stedet Indflytter!

Årets 1. termin

Standard = Januar

Ordinære opkrævninger

Standard = Hver måned

Opkrævningsmetode

Standard = PBS-betaling

Løbedage

Standard = 1. bankdag.

Opdeling

Feltet ”Engangs- og 1. opkrævning opkræves separat” ikke.

Betalingsdag

Her skriver du betalingsdag for opkrævning.

Opkrævninger

Engangslinjer

Her har Unik Bolig beregnet depositum og forudbetalt leje.

Ordinærelinjer

Her vises de nuværende varslingslinjer, som er oprettet på lejemålet.

Det er her du evt. retter huslejen til den nye lejer.

 

Retter du huslejen, skal du efterfølgende trykke på knappen opdater, for at beregne ny depositum og forudbetalt leje.

 

I dialogboksen der popper op, vælger du OK.

Lejekontrakt øvrige oplysninger

 

Her fremkommer teksten som indsættes i lejekontrakten under §10.

Lejekontrakt særlige vilkår

 

Her fremkommer teksten som indsættes i lejekontrakten under §11.

Opdatering

 

Klik Opdater, og boligposterne dannes på lejers kontokort.

Udskrifter

 

Hvis markering fjernes ved Benyt digital underskrift i denne indflytning har du ikke mulighed for at bruge digital underskrift.

 

Lejekontrakt og breve udskrives i denne fase (kopi af lejekontrakt gemmes på lejers note).

 

12055 Indflytning – Opkrævning samlet

 

Øvrige udskrifter

 

Nederst på side er der kommet to bokse frem

*        Tryk på ’Vis oversigt’, ny side åbner

*        Tjek at alt kommer frem som skal med kontrakt ud, hvis der er noget som ikke skal med ud fjern hak.

*        Tryk på ’Håndtering’

*        Tryk ’Pak/Send’

*        Acceptere overførelse at X antal dokumenter til digital underskrift

Nu skifter dokumenterne status/farve alt efter hvilken behandling, de skal igennem.

 

Rød = ikke afsendt/Annulleret

Gul = i gang

Grøn = Gennemført

 

*        Luk vinduet og vend tilbage til indflytningsguiden

*        Guiden pauses

 

Guiden pauses når lejekontrakt med bilag samt opkrævning er sendt til indflytter.

 

 

Lejer vil nu modtage en mail, hvor der er et link i til at kunne åbne, læse, download og underskrive med sit NemID. Hvis der er en juridisk lejer 2, vil denne person også modtage en mail med link i.

Når lejer/lejerne har været inde og underskrive kontrakten m.v., vil udlejer modtager en mail om at kontrakten er klar til underskrift af medarbejder.

Du skal nu genoptage din indflytningsguide og gå til fasen Øvrige Udskrifter

Øvrige udskrifter

 

*        Klik på Dan endelig kontrakt, så åbner der en ny side.

*        Klik på Håndtering, så du kommer over til at kunne sende kontrakten.

*        Klik på Pak/send, så vil lejer modtage et link og en besked om at der ligger en underskrevet kontrakt.

 

Hvis du tjekker i noter på lejer, kan du se dokumenterne som også er påstemplet datoer for hvornår de er sendt/underskrevet af lejer og medarbejder.

 

NB Når underskrevet lejekontrakt kommer retur, skal Kontrakt accepteret, benyttes. Hvis ikke denne knap bliver aktiveret, kan guide ikke afsluttes.

Slut info

 

Her kan du klikke på slutinfo i menuen. Og se om der evt. skulle være mangler for at guiden kan udføres

 

Tips & tricks
Under Generelt/Tilpasning/Huskeliste kan du oprette punkter, der skal tjekkes ved hver indflytning.
Under Generelt/Tilpasning/Huskeliste kan du oprette punkter, der skal tjekkes ved hver indflytning.
Under Generelt/Tilpasning/Huskeliste kan du oprette punkter, der skal tjekkes ved hver indflytning.
Under Generelt/Tilpasning/Huskeliste kan du oprette punkter, der skal tjekkes ved hver indflytning.
Genvejstaster

Tabulator

Flyt til næste felt

Shift + tabulator

Flyt til forrige felt

F4

Åbn combo-boks (her kan du søge i en anden tabel efter fx finansenhed)

Shift + Ctrl + F

Åbner finanskontokort

Alt + B + D

Åbner stamdata på ejendom

F3

Åbner søgedialogen

F9

Gem

Hvad nu hvis jeg vil...

Ændre lejers adresse til lejemålets ved indflytning

På fasen ”Adresseoprettelse” kan du sætte markering i ”Ændre lejers adresse til lejemålets ved indflytning.  Dette kan sættes op default i forretningsgangsdefinitionen for ”Indflytning erhverv”

ikke vil opkræve mom på alle opkrævningslinjer

Du kan i indflytningsguiden på fasen ”moms”, vælge hvilke momsgrupper der skal tillægges moms.

Sende korrespondance og opkrævning til forskellige adresser

Skal Lejer korrespondance og Lejebetaler sendes til anden adresse end juridisk lejer, skal du rette det i Generelt | Kontakter | Kontaktkartotek.NB Vær opmærksom på at de 3 funktioner, som er oprettet som standard, er til-knyttet den samme kontakt. Skal du derfor have en anden lejebetaler, så skal der oprettes en ny kontakt, som får funktionen ”Lejebetaler”.

Have en information i starten af guiden, til mine brugere, omrking lejemål, ejendom mv.

I forretningsgangen ”Indflytning privat boligudlejning”, få vist startinfo, hvor du kan tilknytte en brevskabelon, som kan hente forskellige informationer fra Unik Bolig, som vises i starten af guiden.

Jeg kan ikke udføre guiden?

Du kan i faserne til venstre klikke på slutinfo, og få vist hvilken fase du mangler at udføre. Når alle faser er udført, kan du udføre guiden.

Hvis jeg har en lejer med regulering i lejekontrakten

1. Marker lejer2. Marker ordinære linjer3. Klik på knappen Autoregulering nederst i venstre hjørne – her kan du op-rette en fremtidig autoregulering på den enkelte lejerTilknytning skal være samme som varslingslinjen.Efterfølgende kan du se autoreguleringen under mappen ”Erhverv – Varsling – Autoregulering”

Ændre standardteksten i Lejekontrakt særlige vilkår

Teksten skal ændres på brevskabelonen under Generelt – Breve – Skabelon. (se mere i opsætning af lejekontrakter)

Hente areal fra andet lejemål (fx ved sammenlægning)

Under fanen Areal/fordelingstal, vælges ”Hent fra andet lejemål” Det lejemål som arealet ønskes hentet fra vælges og husk skæringsdato. Vælg om kun del af areal/fordelingstal skal hentes eller vælg hent alt.

Jeg har oprettet faciliteter, men de kommer ikke med ud i lejekontrakten

Faciliterer kommer ikke med ud i kontrakten. Hvis der er vaskemaskine, opvaskemaskine eller andet som ønskes medtaget, skal dette tilføjes under opsætning af lejekontrakter under Generelt – Breve – Skabelon. (se mere i guiden opsætning af lejekontrakter)

Have et nyt brev med i guiden under udskrifter

Breve tilknyttes i forretningsgangen under punkt 10A-C. Dette kan kun gøres af en superbruger

Registrere et tidsbegrænset lejeforhold.

I forretningsgangsdefinitionen, har du mulighed for at sætte markering i punktet ”Vis feltet om tidsbegrænset lejeaftale”. Herefter får mulighed for at indsætte en dato for tidsbegrænsning i indflytningsguiden, når du flytter lejer ind. Feltet kan også udfyldes på lejers stamdata.

Registrere at kommunen/ advokat har udlæg i depositum ved lejers indflytning

I forretningsgangsdefinitionen, har du mulighed for at sætte markering i fasen ”Sikkerhedsstillelse”. Her får du mulighed for at registrere udlæg i indflytningsguiden.

Opkræve depositum og forudbetalete leje særskilt fra 1. måneds leje.

Ønsker du at opkræve depositum uafhængigt af 1. måneds leje, kan du sætte markering i feltet, ”Engangs- og 1. opkrævning opkræves separat” i indflytnings-guiden på fasen ”Opkrævning” hvorefter du får mulighed for at udskrive 2 opkrævningsbreve.Brevene du skal benytte ver separat opkrævning er 12045 samt 12065.

Opkræve et dørskilt ved indflytning

I skabelonlinjer, kan du oprette en linje, som automatisk opkræve et beløb til dørskilt i indflytningsguiden. Dette er som udgangspunkt sat op, således du blot skal oprette en sats på ejendomsniveau, hvorefter det automatisk kommer med i indflytningsguiden.

Sende korrespondance og opkrævning til forskellige adresser

Skal lejer korrespondance eller lejebetaler sendes til anden adresse end juridisk lejer, skal du rette det i på Lejer – kontakter – kontakt – opret kontakt og funktion Så vil den gamle korrespondance eller lejebetaler lukkes ned til historikken og åbne den nye du har oprettet

Have en information i starten af indflytningsguiden til mine brugere – om lejemål, ejendom mv.

I forretningsgangen ’indflytning almen familiebolig’, få vist startinfo, hvor du kan tilknytte en brevskabelon, som kan hente forskellige informationer fra Unik Bolig, som vises i starten af guiden.

Jeg kan ikke udføre guiden

1. Du kan i faserne til venstre klikke på slutinfo, og få vist hvilken fase du mangler i at udføre. 2. Når alle faser er udført, kan du udføre guiden.

Ændre standardteksten i ’Lejekontrakten særlige vilkår’

1. Hvis det kun er på denne Lejer gør du når du ser lejekontrakten. 2. Hvis det er noget der skal ind/slettes i kontrakten til alle lejer, gøres dette i brevskabelonen under Generelt – Breve – Skabelon (se mere i opsætning af lejekontrakten)

Jeg har oprettet faciliteter, men de kommer ikke med ud i lejekontrakten

Faciliterer kommer ikke med ud i kontrakten. Hvis der er vaskemaskine, opvaskemaskine eller andet som ønskes medtaget, skal dette tilføjes under opsætning af lejekontrakter under Generelt – Breve – Skabelon. (se mere i guiden opsætning af lejekontrakter)

Have et nyt brev med i guiden under udskrifter

Breve tilknyttes i forretningsgangen under punkt 10A-C. Dette kan kun gøres af en superbruger

Registrere et tidsbegrænset lejeforhold.

I forretningsgangsdefinitionen, har du mulighed for at sætte markering i punktet ”Vis feltet om tidsbegrænset lejeaftale”. Herefter får mulighed for at indsætte en dato for tidsbegrænsning i indflytningsguiden, når du flytter lejer ind. Feltet kan også udfyldes på lejers stamdata.

Registrere at kommunen/ advokat har udlæg i depositum ved lejers indflytning

I forretningsgangsdefinitionen, har du mulighed for at sætte markering i fasen ”Sikkerhedsstillelse”. Her får du mulighed for at registrere udlæg i indflytningsguiden.

Opkræve depositum og forudbetalte leje særskilt fra 1. måneds leje.

Ønsker du at opkræve depositum uafhængigt af 1. måneds leje, kan du sætte markering i feltet, ”Engangs- og 1. opkrævning opkræves separat” i indflytningsguiden på fasen ”Opkrævning” hvorefter du får mulighed for at udskrive 2 opkrævningsbreve. Brevene du skal benytte ved separat opkrævning er 12045 samt 12065.

Opkræve et dørskilt ved indflytning

I skabelonlinjer, kan du oprette en linje, som automatisk opkræve et beløb til dørskilt i indflytningsguiden. Dette er som udgangspunkt sat op, således du blot skal oprette en sats på ejendomsniveau, hvorefter det automatisk kommer med i indflytningsguiden.

Hvad hvis vi har en springer, hvad sker der så med tilbudsguiden

1. Man åbner indflytter igen også tilbagefør man under ’Opdatering’, derefter annuller man indflytningsguiden. 2. Når man så laver en ny indflytning, kommer den samme tilbudsrykke op så tager man den næste på listen.

Indflytte en lejer ind på en valgfri dato?

I forretningsgangen for Indflytning – Erhverv, kan du fjerne valideringen af indflytningsdatoen, således at du nu kan flytte lejeren ind på en valgfridato.

Have en ikke momspligtige lejer i et momspligtigt lejemål?

Er lejemålet momspligtigt, vil Unik Bolig automatisk gøre alle lejere i lejemålet momspligtige. Dette kan ændres i guiden, ved at fjerne markeringen ”Momspligtig” i indflytningsguiden.

Ikke vil opkræve tomgangsleje på erhvervslejemål

Som udgangspunkt lægges varslingslinjer på lejemålet, hvorfor der opkræves tomgangsleje på erhvervslejemålene. Ønsker du ikke dette kan varslingslinjerne lægges på lejerniveau, eller dette kan rette på opkrævningstypen, således der ikke opkræves tomgangsleje. OBS. Hvis dette markeres på aconto beløb, vil tomgangslejemål ikke automatisk komme med i acontoregnskaberne.

Sende korrespondance og opkrævning til forskellige adresser

Skal Lejer korrespondance og Lejebetaler sendes til anden adresse end juridisk lejer, skal du rette det i Generelt | Kontakter | Kontaktkartotek. NB Vær opmærksom på at de 3 funktioner, som er oprettet som standard, er tilknyttet den samme kontakt. Skal du derfor have en anden lejebetaler, så skal der oprettes en ny kontakt, som får funktionen ”Lejebetaler”.

Indflytte en lejer ind på valgfri dato?

I forretningsgangen for Indflytning – almene familieboliger, kan du fjerne valideringen af indflytningsdatoen, således du nu kan flytte lejeren ind på en valgfri dato.

Ændre antallet af antal terminer pr. år

I forretningsgangen for Indflytning – almene familieboliger, kan du ændre værdien til eksempelvis 4 terminer pr. år.

Ændre en funktion til en anden kontakt allere i indflytningsguiden?

Det er muligt i opsætningen af indflytningsguiden at skabe plads til at påføre fx lejerbetaler som en anden kontakt, således at du allerede ved indflytningen kan påføre forskellige kontakter (juridisk lejer er beboeren, lejebetaler er kommunen mv.)

Hvordan ændrer jeg den forvalgt instandsættelsesperiode

Det er muligt i opsætningen af indflytningsguiden at vælge mellem følgende 3 muligheder: 14 dage (lejers regning) 14 dage (udlejeres regning) 0 dage

Jeg har A-ordning og B-ordning hvordan sættes dette op.

Kopier forretningsgangen – ændr navn – lav tilknytning om. Ændre den forvalget istandsættelsesperiode.

Jeg kan ikke udføre guiden?

Du kan i faserne til venstre klikke på slutinfo, og få vist hvilken fase du mangler at udføre. Når alle faser er udført, kan du udføre guiden.

Ændre standardteksten i Lejekontrakt særlige vilkår

Teksten skal ændres på brevskabelonen under Generelt – Breve – Skabelon. (se mere i opsætning af lejekontrakter)

Jeg har oprettet faciliteter, men de kommer ikke med ud i lejekontrakten

Faciliterer kommer ikke med ud i kontrakten. Hvis der er vaskemaskine, opvaskemaskine eller andet som ønskes medtaget, skal dette tilføjes under opsætning af lejekontrakter under Generelt – Breve – Skabelon. (se mere i guiden opsætning af lejekontrakter)

Have et nyt brev med i guiden under udskrifter

Breve tilknyttes i forretningsgangen under punkt 10A-C. Dette kan kun gøres af en superbruger

Registrere et tidsbegrænset lejeforhold.

I forretningsgangsdefinitionen, har du mulighed for at sætte markering i punktet ”Vis feltet om tidsbegrænset lejeaftale”. Herefter får mulighed for at indsætte en dato for tidsbegræsning i indflytningsguiden, når du flytter lejer ind. Feltet kan også udfyldes på lejers stamdata.

Ændre lejers adresse til lejemålets adresse automatisk ved indflytning

I forretningsgangen for Indflytning – Erhverv, kan du markere at lejers adresse automatisk ændres til lejemålets ved indflytning.

Ændre antallet af antal terminer pr. år

I forretningsgangen for Indflytning – Erhverv, kan du ændre værdien til eksempelvis 4 terminer pr. år.